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Como escrever uma carta sobre um projeto

Independentemente do motivo pelo qual você precisa escrever uma carta a respeito de um projeto - por exemplo, você deseja solicitar esclarecimento ou uma prorrogação do prazo, ou expressar preocupações sobre o projeto - você deve transmitir seus pensamentos de forma sucinta e concisa. Esta carta é uma ferramenta para obter as informações necessárias para realizar a sua função de trabalho, o que pode afetar sua career- ou para transmitir informações que poderiam afetar a reputação da empresa ou a sua margem de lucro. Seja breve, mas completa. Escrever uma carta de reclamação, por exemplo, exige uma declaração de apenas fatos, omitindo seus sentimentos pessoais. Sua carta deve ser profissional, tanto tenor e formato.



Organize seus pensamentos escrevendo um esboço. Seu primeiro parágrafo será a sua introdução em que você deve indicar claramente a sua intenção. Se a sua identidade não é óbvio para o receptor, você deve usar este número para se apresentar e seu papel no projeto- por exemplo, você pode dizer: “Meu nome é Alice Black, e eu sou o gerente assistente de projetos no Projeto Acme no Escritório de Phoenix. Eu tenho preocupações a respeito de nossa inspeção de segurança próximo.”Seu corpo da carta deve conter não mais do que dois ou três pontos principais relacionados com o propósito da sua carta, além de apoiar fatos. Sua conclusão é o que você espera realizar.



Escrever a carta. Comece com a data- abaixo da data, insira o endereço do destinatário. Adicionar uma linha de assunto após o endereço do destinatário. Certifique-se o assunto é clara, como por exemplo: “Em referência a:. Projeto Acme em Phoenix Office” Abaixo da linha de assunto, você vai escrever a sua saudação, usando o mesmo nome como o endereço. A menos que você conhece bem o receptor, não use um nome. Você pode usar uma vírgula ou dois pontos após a saudação. Então, compor sua carta com base no seu contorno. Após a conclusão, fornecer suas informações de contato, e então usar um fechamento formal, tais como: “Atenciosamente” “Obrigado” ou usar a mesma pontuação para o fechamento como você fez para a saudação. Deixar três ou quatro linhas e digite seu nome. Sua assinatura manuscrita vai entre o fechamento e seu nome digitado.

Escreva a carta como uma carta comercial formal, usando seu esboço como um guia.
Escreva a carta como uma carta comercial formal, usando seu esboço como um guia. (Imagem: Jupiterimages / liquidlibrary / Getty Images)


Escreva descrições de qualquer gabinete. Se você está anexando documentos com a sua carta, indicam que a seguir a sua assinatura digitado. Use um formato, como: “Anexos: Relatório de Inspeção de 5 de maio de 2010.” Além disso, certifique-se de indicar no corpo da sua carta que você está incluindo esses gabinetes.



Escrever que está recebendo uma cópia da carta, se for o caso. Isto é referido por “cc” seguida de dois pontos. Você também fará referência aqui se a pessoa que está sendo copiado irá obter os gabinetes. Por exemplo: “cc:. Sr. Louis Black, Sr. Vice-Presidente de Controle de Qualidade, Dallas escritório - com cercos” Se várias pessoas estão sendo copiados, colocar nomes adicionais, um abaixo do outro, em linhas separadas.

Faça pelo menos uma fotocópia de sua carta para o seu arquivo, incluindo gabinetes. Mesmo que você mantenha uma cópia em seu computador ou em uma unidade de computador separado, você vai querer uma cópia impressa (ou seja, cópia em papel) depois de ter assinado. Faça fotocópias suficientes para todos a quem você está enviando uma cópia e enviar a carta original para o destinatário.

Faça pelo menos uma cópia em papel para si mesmo.
Faça pelo menos uma cópia em papel para si mesmo. (Imagem: Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

dicas avisos

  • Se você não sabe o nome da pessoa que deve receber a carta, usar uma saudação genérica, por exemplo: "To Whom It May Concern", ou "Senhoras e senhores".
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