Estrutura do Documento Sistema de Gestão

O objetivo de um sistema de controle de documentos é garantir que os documentos seus usos organização são eficazes e atual. Isto pode ser conseguido usando uma simples lista de documentos conhecidos como uma lista mestra.

Dirigindo controle de documentos dentro do seu manual de política e procedimento deve ser o primeiro passo. Além disso, sua organização deve identificar um administrador para supervisionar o controle de documentos por ser responsável pela lista principal de documentos.

Criar uma lista mestra identificar os documentos usados ​​na sua organização para operar de forma eficaz. Exemplos de documentos incluem manuais de procedimentos, manuais de qualidade, instruções de trabalho e formulários. Usando um formato de planilha, incluir o nome do documento e a versão. Se você está fazendo referência a um procedimento de mandato a partir de uma fonte externa, referenciando o padrão na lista mestre vai ajudar a rastreabilidade.

Documentos que são revisados ​​deve ser anotado na lista principal. Por exemplo, a Política e Procedimentos de Garantia da Qualidade, versão B. Você pode criar seu próprio sistema de identificação. Algumas organizações usam datas de revisão. Quando um procedimento é revisto, você também deve rever quaisquer formas ou instruções que fazem referência dentro do procedimento.