Como projetar um sistema de folha de pagamento

Um sistema de folha de pagamento é a forma através da qual você processar sua folha de pagamento para que os necessários requisitos federais e estaduais podem ser cumpridas. Especificamente, o Departamento do Trabalho dos EUA exige que você para compensar os empregados corretamente e em tempo-a Receita Federal exige imposto sobre os salários federais withholding- o departamento de trabalho estado requer que você aplique as leis trabalhistas estaduais, ea agência de tributação estado requer estado retenção de imposto de folha de pagamento. Ao projetar um sistema de folha de pagamento, escolher aquele que melhor se adapte às suas necessidades.

Avaliar suas necessidades de folha de pagamento para determinar o sistema apropriado. O sistema manual requer processamento de folha de pagamento com a mão. Ele tem um risco aumentado de erro para usá-lo somente se você tem poucos funcionários. A in-house sistema informatizado requer processamento via software de folha de pagamento. Use-o para simplificar o processamento da folha de pagamento. O sistema externo exige deveres de folha de pagamento de terceirização para um provedor de serviços de folha de pagamento. Usá-lo se você quiser eliminar ou reduzir significativamente as suas tarefas de processamento de folha de pagamento.

Criar o sistema manual, se isso é o que você escolher. Comprar folhas de tempo padrão em uma loja de material de escritório, ou criá-los com um programa conjunto de planilha ou no escritório. Comprar cheques em branco a partir de uma loja de material de escritório, ou usar seus cheques bancários. Use uma máquina de escrever para imprimir contracheques ou entregar escrevem eles.

Este sistema exige que você calcular manualmente salários e deduções. Fique a par de retenção na fonte federal, o arquivamento do imposto e as leis de depósito fiscal via IRS Circular E. contato com sua agência de receita estadual para diretrizes fiscais da folha de pagamento do Estado. Triple-verifique a folha de pagamento antes de emitir cheques de pagamento. Arquivar cópias de relatórios de folha de pagamento em uma área confidencial.

Tornar o sistema in-house informatizado se isso é o que você escolher. Comprar o software de folha de pagamento que melhor atenda às suas necessidades. Pequenas empresas, por exemplo, pode usar QuickBooks, pequenas e médias empresas podem utilizar final Software e grandes empresas pode ir com manguezais. Você pode ter seus funcionários horistas perfurar um relógio de tempo regular, mas um sistema de relógio de tempo computadorizado, tais como Kronos, é mais eficiente, pois permite-lhe importar o tempo em software de folha de pagamento. O software calcula salários e deduções, permite o depósito direto, imprime contracheques e recibos de salários, tem as tabelas de retenção na fonte federais e estaduais embutidos no sistema, e economiza e relatórios de impressões da folha de pagamento.

Tornar o sistema externo se você escolher esse caminho. A maioria dos prestadores de serviços de folha de pagamento exige que você fazer upload de suas horas de folha de pagamento através da Internet, ou enviá-los por fax ou e-mail. O provedor processa sua folha de pagamento e envia os cheques de pagamento e relatórios de folha de pagamento por cada dia de pagamento. Algumas empresas permitem acesso on-line ao seu sistema, que permite imprimir relatórios e cheques de pagamento para sua própria impressora laser.

Ao estabelecer este sistema, o fornecedor deve ter de assinar um acordados mutuamente contrato detalhando seus serviços e dar-lhe uma lista de seus preços. Para fins de depósito direto, dar ao prestador de sua conta bancária e número de roteamento. Se o fornecedor será lidar com seus impostos e benefícios assuntos, ele deve ter de assinar um documento poder de procuração dando-lhe permissão.