Exemplo de uma carta de intenções e RFP

Um pedido de proposta representa um pedido por escrito para solicitar empreiteiros para licitar serviços ou trabalhar uma empresa ou agência governamental quer realizada. Ele descreve o escopo do trabalho, detalhes da tarefa, as expectativas de qualidade, qualificações exigidas para licitar, termos do contrato, prazos de entrega e instruções sobre a maneira de formatar a resposta. Empreiteiros normalmente enviar uma carta de intenção indicando o seu interesse em responder à proposta na data de vencimento descritos no documento. Isso dá à empresa ou agência uma idéia de quantas respostas ele pode esperar.

Antes de responder à solicitação de proposta, leia atentamente. Sua resposta deve incluir um resumo executivo da experiência de sua empresa, bios dos administradores-chave e detalhes como sua empresa planeja cumprir os requisitos listados. Seja cauteloso se os requisitos da proposta não indicar claramente as funções desejadas ou é ambígua de qualquer forma. Procure métricas que definem como o seu cumprimento será medido. Avaliar as penalidades para o descumprimento e pesar o risco. Entenda como qualquer contrato resultante seria documentado, monitorado e gerenciado para fazer cumprir o acordo. Se o emitente é aberto a perguntas, entre em contato com ele e resolver tudo o que é vago. Depois, você pode enviar a sua carta de intenções com confiança.

Depois de decidir a responder, enviar a carta de intenções pela data solicitada informando que sua empresa planeja apresentar uma proposta. Isso garante que você receberá quaisquer atualizações ou alterações ao RFP originais. Não responder com uma carta manuscrita ou usar e-mail a menos que explicitamente instruído a fazê-lo. Comece sua carta indicando por isso que a sua empresa está interessada, reconhecer os prazos e incluir suas informações de contato. Sua carta pode ser tão simples como, "Nós gostaríamos de mostrar o nosso interesse na proposta de referência e ser notificado sobre quaisquer alterações antes que seja devido." Você pode, é claro, incluir mais detalhes. Evite fazer perguntas esclarecedoras, o que pode tornar a sua intenção ambígua. Você quer garantir sua carta chega até a data indicada na proposta. Enviá-lo através do serviço de e-mail ou no dia seguinte a entrega certificado para que você tenha um recibo datado da sua entrega.