Como cumprimentar clientes no escritório

A calorosa saudação pode levar os clientes a voltar novamente e novamente. (Imagem: Digital Vision./Digital Visão / Getty Images)

A pessoa que recebe os clientes quando eles entram em um escritório apresenta uma imagem da empresa. Um desorganizado, recepcionista indiferente apresenta a companhia como profissional e indiferente. Enquanto isso, ser cumprimentado calorosamente por um membro da equipe atenta faz uma sensação cliente valorizado e pode levá-la a cultivar um longo relacionamento com a empresa. Lembre-se também que em certos tipos de escritórios, como um médico ou o escritório do terapeuta, e antes de reuniões importantes, tais como entrevistas, os visitantes podem se sentir nervoso. Uma saudação amigável pode ajudar a colocá-los à vontade.

Posicione sua mesa para enfrentar a entrada, então você vê os clientes como eles entram. Verifique se o escritório parece arrumado no início de cada dia e mantê-lo organizado todo o dia. Entregar pacotes prontamente ou colocá-los fora da vista. Mantenha documentos devidamente arquivados e sua agenda acessível. Ter os programas de computador apropriados em execução para que você possa facilmente procurar informações de um cliente.

Sorrir e acolher o cliente, transmitindo calor genuíno e entusiasmo. Use uma saudação que sinaliza que você tenha sido esperando por ele, se este for o caso - mas somente se você sabe que este é o cliente que você está esperando. Se você está esperando um cliente em seu escritório de advocacia em 9:00, e um homem vestido para uma reunião de negócios entra, você pode sorrir e dizer: "Oi, você está John? É muito bom conhecê-lo." Nunca indicar o nome completo do cliente - tratar essas informações como confidenciais. Use uma saudação mais geral, se você não conhecer o cliente, tais como, "Bom dia, bem-vindo ao XYZ Firm. Como posso ajudá-lo hoje?"

Prestar assistência ao cliente, organizando um compromisso, dando-lhe a papelada que ela deve preencher ou deixá-la saber que você vai dizer a pessoa apropriada que ela chegou. Deixe o cliente saber quanto tempo ela pode precisar esperar. Pergunte se ela tem quaisquer perguntas e respondê-las com o melhor de sua capacidade. Se você deve verificar a resposta, garantir-lhe que você vai.

Incentivar o cliente para relaxar enquanto espera. Oferecer os refrescos cliente, tais como água, café ou chá, se disponível. Se o cliente recusar a oferta, diga-lhe para deixá-lo saber se ele muda de idéia. Continue sorrindo e fazendo contato com os olhos quando você fala com o cliente, transmitindo calor e entusiasmo.

Educadamente pedir que o cliente aguarde um momento se deve atender o telefone. Atender o telefone com uma saudação, como "Bom dia, este é Terri da XYZ Firm. Você pode segurar por um momento?" Obrigado o chamador para segurar e garantir-lhe que você vai estar bem com ela. Em seguida, atender o cliente no escritório.

Siga o protocolo do seu escritório para a introdução de clientes ao pessoal. Invocar o membro do pessoal assim que o cliente chegou, se você sabe o membro do pessoal não está a cumprir com outro visitante. Caso contrário, chame o agente adequado por telefone quando nomeação do cliente está programada para começar.

Escoltar o cliente ao escritório do funcionário, se este é o procedimento aceite em seu escritório, eo membro da equipe indicou que ela deseja iniciar a reunião. Alternativamente, chamar o membro do pessoal para a área de espera para atender o cliente. Introduzir o membro do cliente e funcionários se eles ainda não se encontraram, usando apelidos ou nomes, dependendo de qual a sua empresa prefere.

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