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Como definir Teleconferências Up

As chamadas de conferência fornecer uma solução conveniente para chegar a sua equipe para discutir um projeto, receber informações atualizadas e obter consenso. Muitas empresas têm contratado empresas de serviços de conferência, e essas empresas podem fornecer números de telefone dedicadas e códigos de acesso para o pessoal, juntamente com um utilitário web que os horários e notifica reuniões de teleconferência. Um número teleconferência atribuído proporciona flexibilidade na realização de chamadas de conferência a qualquer momento, e as notificações de reuniões podem ser enviados por email para os participantes. Orçamento ou serviços de chamadas de conferência livre para pequenas empresas atribuir um número de teleconferência no momento do agendamento, para agendar uma reunião on-line requer um mínimo de planejamento.

Linha conferência dedicada



Abra uma nova mensagem de e-mail ou um pedido de reunião (se o seu aplicativo de e-mail tem esta característica, como o Microsoft Outlook). Digite os endereços de e-mail dos participantes na seção `Para` ou `participantes`. Digite o tema do encontro na linha "Assunto".



Digite as seguintes informações no corpo do e-mail ou use os campos automáticos no pedido de reunião: Reunião hora de início data Meeting (incluindo fuso horário) tempo do fim Meeting (incluindo fuso horário) número Chama-in (o seu número de telefone dedicado conferência ) código da conferência (se for o caso, para os participantes para acessar a conferência)

Abra a seção programação da solicitação de reunião e use o menu drop-down ao lado de cada participante para designar se elas são necessárias ou participantes opcionais (a maioria dos programas tem participantes inadimplentes conforme necessário). Se horários estão disponíveis on-line, verifique se os participantes necessários estão disponíveis durante o período de tempo desejado e data.



Anexar uma agenda ou reuniões materiais clicando no botão "anexos" na sua barra de ferramenta de e-mail. Se desejar, digite uma mensagem no corpo do seu e-mail, depois de os detalhes da chamada de conferência. Clique no botão "Enviar" para transmitir o seu aviso de reunião.

Agendar uma chamada de conferência usando o utilitário Web

Log para a sua conta do serviço de conferência, como Premiere Conferencing, Ir para reunião ou conferência gratuito.



Clique na opção "Agendar Conferência". Escolha a sua data de reunião, hora de início e fim do tempo (ou duração) e o número esperado de participantes. Digite o assunto da reunião no campo "Assunto". Selecione o tipo de chamada de conferência, clicando no "conferência Toll-free" ou a opção "conferência de ligação direta".

Reveja a precisão das informações e clique no botão "Schedule". Imprima a página de confirmação para os detalhes da chamada de conferência, ou salvar as informações em seu computador.

Clique na opção para enviar uma notificação por e-mail aos seus participantes. Digite os nomes dos participantes e endereços de e-mail nos campos correspondentes. Clique no botão "Enviar" para transmitir uma notificação a seus participantes com instruções de discagem de entrada e uma confirmação para o seu endereço de e-mail.

dicas avisos

  • Pedir aos participantes para confirmar que irá juntar-se a chamada de conferência - eles podem responder de volta afirmativamente a sua mensagem de e-mail ou clique no botão "Aceitar" na sua solicitação de reunião notification.Send um lembrete de e-mail e qualquer informação suplementar o dia antes de seu meeting.When agendar uma teleconferência usando a ferramenta web, prolongar o tempo de duração ou fim e alocar mais um ou dois participantes que o previsto, para se dar flexibilidade. O serviço de conferência normalmente irá cobrar-lhe apenas para o número de participantes e o número real de minutos utilizados.
  • Evitar confusão, verificando os detalhes da reunião antes de enviar a notificação. Algumas aplicações de e-mail registrar todas as solicitações de reunião no calendário e reuniões conflitantes ou atualizados são adicionados (não para substituir a nomeação desatualizado).
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