Diretrizes Introdução chamada de conferência

As chamadas de conferência são uma das maneiras pelas quais executivos e empregados se reúnem para discutir negócios. Se eles estão na mesma cidade ou espalhados por todo o mundo, chamadas de conferência tornam possível para trazer todos juntos em um quarto, em tempo real. Há vários passos que você pode tomar para garantir uma conferência produtiva e informativa.

Depois de ter estabelecido uma hora e data para sua chamada de conferência, você deve tomar as medidas adequadas para se preparar para a reunião. Se você é o líder da conferência, preencha uma agenda para sua chamada de conferência e distribuí-lo para os participantes, bem antes da data prevista. Sua agenda da reunião deve incluir a data e hora. É uma boa idéia de incluir o fuso horário em sua agenda para as pessoas que podem estar fora da sua localização. A agenda deve incluir também o horário de início e término da reunião e uma breve descrição de cada tópico em ordem de prioridade, juntamente com os nomes dos indivíduos que são responsáveis ​​eo tempo loteamento proposto para cada tópico. Se a conferência requer qualquer preparação de pré-reunião, listar claramente esses requisitos em pauta.

Teste suas linhas para garantir que você tenha uma conexão ativa e clara. Se você estiver usando um telefone sem fio, verifique se o telefone está totalmente carregada antes da reunião. Chegue na conferência de pelo menos cinco minutos de antecedência.

Se você é um participante, você receberá um número de conferência de seu líder. Ligue para a linha de conferência. Você será solicitado a digitar o número da conferência. Depois de ter introduzido o número, você será solicitado a dizer o seu nome. Claramente o seu primeiro e último nome. Pode ser necessário pressionar a tecla sustenido (#). Depois de ter concluído este processo, o sistema irá dizer-lhe que você estão se juntando a conferência e aconselhá-lo sobre quantas pessoas estão actualmente a frequentar. Se você chegou antes do líder, você será colocado em modo de espera até o líder chega.

Ouça antes de falar. Se o líder chegou, mas ainda não começou a reunião, você pode ouvir uma conversa lado sutil. Em uma voz agradável, dizer Olá e se apresentar. Coloque o telefone no mudo até o início da reunião. Se você não tem um botão de mudo, use os recursos de silenciamento que são fornecidos pela linha conferência.

Quando do início da reunião, o líder terá chamada. Quando o líder chama seu nome, reconhecer sua presença de forma clara e profissional, como "Sim, eu estou aqui" ou "Olá. Isto é ...". O líder pode solicitar que você se identifica rapidamente para os outros participantes. Se assim for, o seu nome e dar uma de 20 a 25 segundos visão geral do seu trabalho no que se refere à chamada. Fique breve, falar claramente e permanecem profissional.