Passos básicos no estabelecimento de controles internos em Contabilidade
controles internos são as diretrizes e processa as empresas utilizam para proteger as informações financeiras confidenciais. Enquanto as empresas têm usado controles internos durante décadas, a Lei Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) aumentou significativamente a quantidade de controles internos para as empresas públicas. Enquanto os controles internos são específicos para a empresa e suas operações de negócios, alguns controles básicos são comuns entre as empresas.
Segregação de deveres
Um passo importante na criação de controles internos é a separação das funções no escritório de contabilidade. deveres segregantes garante que um indivíduo não é responsável por todas as etapas de um processo, tais como a contagem de caixa, preparando depósitos e postar entradas em dinheiro na contabilidade geral. Separando essas responsabilidades reduz a eventual fraude ou desfalque por funcionários.
Escrever descrições detalhadas para os cargos de funcionários no escritório de contabilidade é um bom começo para segregar funções. Criação de cargos com funções de trabalho específicas ajuda os funcionários a entender o que eles podem e não podem fazer no escritório.
Limitando Acesso à Informação
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Outro controle no escritório de contabilidade está limitando os funcionários de acesso têm à informação financeira. A maioria das empresas usam software de contabilidade informatizada em suas operações, permitindo que os gerentes para decidir quais os funcionários podem acessar os módulos de contabilidade. A maioria dos escritórios limitar funcionários por departamento, tais como contas a pagar, contas a receber de contabilidade e geral. Limitações também dependem do sistema de software e número de contadores empregados na empresa.
Processo de revisão
legislação SOX criou novos mandatos que exigem gerentes de contabilidade e controladores para rever as informações pertinentes preparado e gravado por contadores de pessoal. Revendo informação representando assegura que as regras internas estão a ser seguido e informação financeira é gravada de acordo com princípios contábeis geralmente aceites (GAAP). Gerentes irá rever a informação financeira, e data preparar e verificar os cálculos estão corretos. O processo de revisão normalmente é feito antes da preparação das demonstrações financeiras.
Operações do monitor
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Acompanhamento do fluxo de trabalho de contabilidade ajuda os gestores a descobrir operações contabilísticas de risco e fraquezas materiais no departamento de contabilidade. operações de risco pode causar um colapso nos processos de segregação ou de permitir que os funcionários a oportunidade de desviar dinheiro da empresa. fraquezas materiais indicam valores em dólares, que representam uma parte significativa de informações financeiras de uma empresa. Fornecendo uma supervisão adequada das operações de negócios de valor elevado importante e garante que menos violações de controle irá ocorrer e informações da empresa é segura.
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