Regras para ter minutos a uma Reunião

Mantendo minutos precisas evita mal-entendidos. Com bons minutos não há dúvida de que ações o seu grupo votou a tomar, ou a formulação específica de quaisquer propostas. Para muitos grupos - os conselhos de administração, por exemplo - minutos são uma exigência legal diz o advogado Steve Sowell. Alguém deve ser designado como escriturário, secretário ou secretário de gravação. minutos da pessoa são o registro oficial do que aconteceu na reunião.

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Contanto que seus métodos sejam precisos e confiáveis, qualquer método que funciona para você, seu grupo, e quaisquer leis estaduais relevantes é aceitável. Isso poderia incluir taquigrafia, fita de gravação, digitação ou simplesmente observando os resultados das votações e movimentos ao lado de itens da agenda. A empresa de negócios Works Treinamento diz que qualquer que seja o método escolhido, você deve estar preparado para os problemas. Se você usar um gravador, tem fitas de reposição e baterias. Se você digitar em seu laptop, encontrar um lugar para ligá-lo. Se você estiver fazendo anotações escritas, ter várias canetas no caso de uma seca.

Regras de Ordem de Robert é um guia padrão para gerenciamento de reuniões. Robert diz que seus minutos deve indicar a data da reunião, início e tempo de adiamento ea localização. Você também deve dizer que os agentes participaram e se é uma reunião ordinária ou um evento especial. Seus minutos deve gravar os movimentos, os votos sobre eles, e o nome da pessoa que os criou.

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As reuniões não são uma transcrição. Você não tem que gravar cada ponto que foi criado mas nunca como um movimento. Isso requer escuta atenta para extirpar opiniões aleatórias e discussões laterais dos pontos principais. Quando você escreve a ata, torná-los tão concisa, clara e fácil de entender quanto possível. Alguém que não estava lá deve ser capaz de lê-los e entender o que as decisões foram tomadas e quais votos foram tomadas. As reuniões Institute recomenda escrever os minutos no mesmo dia que a reunião para que a sua memória está fresca.

Seus minutos são um registro oficial para o seu grupo. Se, digamos, alguém sues sua organização, seus minutos poderia tornar-se evidências de que foi decidido. Se você tem que perguntar por um momento para que você possa obter os fatos para baixo corretamente, isso é melhor do que cometer erros. Depois de ter escrito os minutos, Robert diz que é prática padrão para enviar cópias para os participantes. Na próxima reunião, eles podem votar para confirmar os minutos ou alterá-las para corrigir erros.