Estrutura de uma reunião de negócios

As reuniões são uma parte importante de algumas empresas, e uma ocorrência ocasional a outros. Mas qualquer que seja a sua natureza ou frequência, reuniões de negócios exigem que todos os participantes a tomar a reunião a sério e participar, se necessário. A maioria das reuniões seguem a mesma estrutura básica, embora as empresas individuais podem ter seus próprios prazos e procedimentos de reuniões para maximizar a eficácia.

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A estrutura de uma reunião de negócios começa com uma série de apresentações formais. A menos que todos os presentes na reunião é familiar a todos os outros, esta é uma parte importante do processo, pois permite que os participantes aprendam sobre quem estará entregando informações durante a reunião. Ele também dá outsiders, como consultores e novos funcionários, uma oportunidade de aprender que eles estão trabalhando com. O líder de uma reunião é o presidente, que chama a reunião à ordem no tempo e faz com que todas as introduções necessárias.

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Após as apresentações, a estrutura de uma reunião de negócios requer alguém para ler uma agenda. Esta lista todos os itens que serão em discussão, e em que ordem. A agenda pode ser uma lista de nomes, indicando que vai falar, ou uma lista de tópicos com subtítulos para cada participante que terá a oportunidade de comentar. A agenda também vai notar a duração da reunião e quaisquer quebras programadas. Durante a leitura da ordem do dia, o presidente deve indicar se a reunião deve terminar por um determinado período de tempo, ou se ele vai continuar para além da hora final agendada, se necessário.

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Depois de apresentar a agenda, uma reunião de negócios se move em uma série de tarefas administrativas. Estes variam de uma organização para outra, mas podem incluir participantes aprovam os minutos de uma reunião anterior, a convocação formal rolo, designação de tarefas (como um detentor do recorde e um marcador de tempo) e qualquer informação de sigilo necessário se os temas em discussão são confidenciais .

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O coração de uma reunião de negócios não vem até tarefas administrativas e organizacionais estão completos. Após a agenda, os participantes fazem apresentações e responder a perguntas de outros oradores. Um detentor do recorde toma notas durante a reunião para referência futura, embora os participantes individuais podem tomar suas próprias notas também. Em vários momentos ao longo do encontro um alto-falante pode abrir a palavra para comentários ou perguntas, ou solicitar que certos participantes respondem a perguntas ou adicionar informações para o tópico em discussão. As reuniões geralmente perto quando todos tem falado ou o prazo chega, com observações finais do presidente.