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Vantagens e desvantagens dos sistemas de arquivamento

(Imagem: Ryan McVay / Digital Vision / Getty Images)

sistemas de arquivamento oferecem vantagens e desvantagens para ambientes de escritório. A maioria das empresas utilizam sistemas de arquivamento tradicionais, onde documentos em papel são arquivados em armários. O tipo mais comum de sistema de arquivo utilizado é um sistema alfabética.

propósito



sistemas de arquivo são usados ​​para manter documentos organizados e fáceis de encontrar para os funcionários. Um sistema de arquivamento está configurado e funcionários seguem o sistema que está sendo usado.

vantagens





sistemas de arquivamento alfabéticos são um tipo de sistema que é fácil de ensinar e aprender. Os documentos são arquivados em ordem alfabética tipicamente por nome do fornecedor. Qualquer funcionário pode encontrar um documento necessário, desde que o nome do fornecedor é conhecido.

desvantagens

Uma desvantagem desse sistema é que os documentos são frequentemente mal arquivado por causa das letras. Outra desvantagem é que, se algo está arquivado sob um fornecedor primeiro nome contra o último nome, os documentos são difíceis de localizar. Mudanças de nome em empresas podem não ser gravados corretamente o que também causa confusão com este sistema de arquivamento.

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