Idéias para sistemas de arquivamento

Criando um sistema de arquivamento que funciona para você é a chave para um espaço de escritório organizado. É útil saber onde tudo está na observação de um momento. Sem regras aplicam-se a apresentação em si, no entanto, existem alguns métodos que promovem um método linear que, para muitas pessoas, é mais fácil do sistema de arquivamento menos intuitivo. Uma combinação destes sistemas pode ser utilizado na criação de um sistema de depósito mais complexo. Você pode querer principais categorias de arquivamento para ser alfabética, mas sub-categorias a ser numérica. Criar e ajustar o sistema de arquivamento para seu projeto específico.

Tal como o nome sugere depósito alfabética refere-se ao modo pelo qual as pastas são organizadas A, B, C, D e assim por diante. Este método é mais útil quando organizar arquivos que contêm nomes de pessoas e empresas. Rotular seus arquivos e pastas claramente para manter a ordem do seu sistema. O rótulo deve ser visível e a escrita clara e visível. Use tão poucas palavras quanto possível e escrever com uma caneta negrito. Sempre coloque a pasta de volta em seu respectivo lugar.

Vídeo: Como Organizar Arquivos?

depósito de cor é um método em que várias cores são escolhidas para representar partes do alfabeto (isto é, vermelho = A-D, amarelo = E-H, etc.) ou cores representam as datas (isto é verde = 2,005, azul = 2006, etc.). arquivamento cor é especialmente útil quando muitas subcategorias estão presentes.

Vídeo: Como organizar papéis - documentos

Vídeo: Arquivo Morto solução Gestão de Documentos

arquivamento numérico é organizado por meio do uso de números correspondentes. organização numérica é melhor quando se trabalha com números de projecto ou de casos sequenciais. Como acontece com qualquer sistema de arquivamento é importante diferenciar entre arquivos permanentes e ativos. arquivos permanentes são esses documentos e pastas que contêm os registros oficiais, como o imposto ou registros legais. arquivos ativos são papéis que são muitas vezes referidos, mas não possuem tal relevância importante ou a longo prazo. Escolha de diferenciar arquivos permanentes e ativos armazenando-os em seções de arquivos separados ou pastas. Purgar seus arquivos anualmente arquivos tão desatualizados não atravancar e confundir o sistema de arquivamento.

Vídeo: 104 - Técnicas Secretariais II - Organização de Arquivos

apresentação cronológica funciona melhor quando as pastas precisam ser encontradas por data. Essas pastas podem ser organizadas por semana, mês ou ano (ou seja, Janeiro, Fevereiro, Março, etc).