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Como imprimir etiquetas de endereçamento de Excel XP: Master mala direta

Mala direta é um software da Microsoft para endereços formatados de impressão - em cartas, em envelopes, em etiquetas, e assim por diante - de listas de endereços que você construiu em Excel, Access, SQL ou outro software Microsoft Office.


Mala direta é um grande recurso se você tem mailings consideráveis ​​- cartões de Natal, organização voluntária, ou contatos de negócios, por exemplo.


Este artigo eHow fala sobre apenas uma maneira de usar mala direta: levando informações de endereço a partir de uma planilha em Excel XP, e formatá-lo para imprimir em etiquetas adesivas que você pode comprar em qualquer loja de material de escritório.


Se você nunca usou o Mail Merge antes, você tem que ter o disco do Office XP disponível para instalar o software de impressão em série. As etapas abaixo assumem que você já instalou essa funcionalidade, mas não se você tiver você será solicitado a inserir o disco no momento apropriado.


Os passos abaixo também do princípio que você comprou seus rótulos, ou saber exatamente qual etiquetas que você está indo comprar. Especificando que rotula você está usando é uma das primeiras etapas do procedimento.

Coisas que você precisa

  • Microsoft Excel XP
  • Microsoft Word XP
  • etiquetas de endereçamento
  • Impressora
  • Se você nunca fez antes de mala direta, o disco para o Office XP.

  • Digite suas informações de endereço para o Excel. Linha 1 no Excel deve rotular o tipo de informação em cada coluna, eo conteúdo de endereço vai para as linhas 2 e seguintes. Meus rótulos na linha 1 foram "último nome", "primeiro nome", "Endereço", "cidade", "Estado", "fecho eclair"e "país". O software parecia feliz com essa formulação - formatado minhas etiquetas sem a necessidade de quaisquer outras instruções.



  • Salvar e fechar sua planilha Excel.

  • Abra o Microsoft Word.

  • Na Palavra "Ferramentas" menu, clique em "Cartas e correspondências"E clique em "Assistente de mala direta".

  • No Assistente de mala direta, selecione o "etiquetas" opção, em seguida, na parte inferior do assistente clique "Seguinte: documento inicial".



  • No "Selecionar documento inicial" seção, "Alterar o layout do documento" já deve estar selecionada. Se não, selecione-o.

    No "Alterar o layout do documento" seção, clique no "opções de etiqueta" ligação.

  • Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, selecione o tipo de impressora, selecione o número do produto da etiqueta que você está usando, e clique "Está bem".

  • Se a caixa de aviso mala direta é exibida, clique em "Está bem".

  • Na parte inferior do Assistente de mala direta, clique em "Avançar: Selecionar destinatários".

  • No "Selecionar destinatários" seção, "Usar uma lista existente" já deve estar selecionada. Se não, selecione-o.



    No "Usar uma lista existente" seção, clique no "Squeaky toy" ligação.

  • Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, navegue para a planilha Excel que tem os endereços que você deseja imprimir, selecione-o e clique em "Aberto".

  • Na caixa de diálogo Selecionar tabela, clique na folha que tem seus endereços e clique "Está bem".

  • Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione as caixas de seleção de endereços que você deseja imprimir (ou desmarque as caixas de seleção de endereços que você não deseja imprimir) e clique "Está bem".

  • Na parte inferior do Assistente de mala direta, clique em "Próxima: Prepare as etiquetas".



  • Clique "bloco de endereço".

  • Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços, selecione as opções de formatação desejadas e clique "Está bem".

  • No Assistente de mala direta, clique no "Atualizar todas as etiquetas" botão.

  • Na parte inferior do assistente, clique em "Próxima: Visualize as etiquetas".

  • Se você quiser mudar de fonte ou tamanho da fonte, selecione o texto que deseja alterar e reformatar agora.

  • No Assistente de mala direta, clique em "Seguinte: Concluir a intercalação".

  • Carregue o estoque de etiquetas na sua impressora (ou fazer um teste - agora que os rótulos são criados você pode fazer como muitos testes que você precisa antes de imprimir).

  • Clique "Impressão".

  • Se a caixa de diálogo Mesclar impressora para aparecer, selecione "Todos" e clique "Está bem".

  • Na caixa de diálogo de impressão, especificar as suas preferências, e imprimir como você faria para qualquer tarefa de impressão.

  • Quando estiver pronto a imprimir, salvar o documento do Word antes de fechar. Da próxima vez que você abri-lo, mesmo se você editou a planilha Excel, o doc vai abrir-se atualizado com todas as alterações feitas no Excel.

dicas & avisos

  • Mesmo que eu não sou um datilógrafo rápido, digitando endereços em Excel e descobrir como fazer mala direta levou menos tempo do que abordar envelopes com a mão.
  • Quando você salvar o documento do Word que você imprimir etiquetas de, mala direta magicamente remete para a planilha Excel. Manter a sua lista de endereços no Excel, e cada vez que você abrir a Palavra documentar suas alterações serão refletidas. Apenas diga "sim" quando a caixa de diálogo pergunta se está tudo bem para executar o comando SQL.
  • A linha inferior: Você só tem que manter a sua lista em um único local. Agora que é motivo de celebração!
  • Salvar e fechar a planilha Excel antes de executar mala direta ou abrir o documento do Word.
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