Como fazer planos de viagem para Executivos
Se você trabalha como um assistente administrativo, um assistente executivo ou de alguma outra função de apoio administrativo, em algum momento você provavelmente vai fazer planos de viagem para um ou mais executivos. A maioria das empresas têm contratos com as agências de viagens que trabalham com companhias aéreas e hotéis, em nome das corporações ou as próprias empresas terão in-house serviços de viagens. De qualquer maneira, você vai configurar viagens executivas através da entidade servindo necessidades de viagem da empresa.
Obter o viajante destino, partida e as datas e preferências aéreas e assentos voltar. Pergunte o hotel e empresa de aluguer de automóveis que ele prefere. Corporações geralmente têm taxas negociadas com certos hotéis e locadoras de veículos. Ele pode escolher entre aqueles. Pergunte se ele precisa de transporte de e para o aeroporto. A empresa provavelmente usa um serviço de limusina contrato ou tem carros da frota de propriedade da empresa o serviço de viagens pode reservar.
Certifique-se de documentos de viagem do executivo são up-to-date. Ele deve ter um passaporte com pelo menos seis meses de validade antes da data de expiração. Alguns destinos internacionais também exigem vistos para entrada no país.
Pergunte ao viajante o que conta de milhagem aérea suas milhas de viagens deve ser depositado em. As companhias aéreas têm alianças com o outro, e as milhas acumuladas poderão ir para outras contas de parceria. Obter um número de cartão de crédito para realizar o hotel e aluguel de carro reservas.
Ligue para a agência de viagens e fazer os arranjos. Confirmar que a viagem seja a negócios. executivos de empresas têm permissão para reservar classe empresarial (estar entre a primeira classe e treinador) em vôos com duração de três horas ou mais.
Peça ao agente de viagens para e-mail e ao viajante uma cópia do itinerário antes da emissão de bilhetes. Leia o itinerário com cuidado. Certifique-se de voos, hotéis e alugueres de automóveis mostrar números de confirmação. Dê especial atenção à grafia do nome do viajante. Quaisquer erros ortográficos vai aparecer na passagem aérea. Se o nome no bilhete e o nome no passaporte não coincidirem, o executivo não será permitida a bordo do vôo.
Quando estiver satisfeito o itinerário está correta, chamar a agência de viagens novamente dizendo-lhes quando a emitir o bilhete. A maioria de bilhetes é feita através de e-ticket. Tanto você como o viajante receberá um e-mail contendo o e-ticket. Imprimir o executivo uma cópia para uso no aeroporto para garantir cartões de embarque.
dicas avisos
- Se a empresa tem a sua própria ou contratada serviço de viagem, contas de milhagem aérea, a preferência de estar, as datas de passaporte e de expiração do visto, empresa e informações de cartão de crédito pessoal e quaisquer necessidades dietéticas especiais serão em perfil de viagem do executivo. Você não será solicitado a fornecer qualquer um deles.
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