Etiquette Fax

Para muitas empresas, enviar e receber faxes são uma ocorrência diária. Fax é tão comum que é fácil cair em uma comunicação casual. A seguir alguns passos simples irá ajudar a manter os seus faxes com aparência profissional. Praticar etiqueta fax adequada irá garantir o seu negócio mantém a reputação profissional que você trabalhou tão duro para construir.

Lembre-se sempre documentos via fax é um processo de negócio. Como tal, tenha em mente estas orientações básicas:

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  Sempre incluir uma página de rosto, livre de qualquer informação ou artwork desnecessário. Incluir na folha de rosto o seu nome e informações de contato, o número de páginas (incluindo a folha de rosto do fax), o destinatário e quaisquer outras informações pertinentes. Lembre-se, o destinatário do fax não pode ser o único que vê o documento, por isso certifique-se manter profissional a folha de rosto do fax.

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  Após a transmissão do fax, fazer um acompanhamento chamada para o destinatário. Isso não exige uma discussão aprofundada sobre o que o fax continha. Você está simplesmente confirmando o fax foi recebido. É conveniente nesta conversa para deixar a pessoa saber que eles são livres para chamá-lo com qualquer seguimento perguntas para os materiais enviados por fax em sua conveniência.

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  Use discrição ao enviar fax informações sensíveis ou confidenciais. Se você está enviando informações de natureza pessoal, ligar com antecedência para permitir que o indivíduo sabe que está enviando o fax de antemão. Uma maneira de evitar este tipo de problema é usar um serviço de fax online. Estes serviços enviar por fax diretamente para um computador pessoal.

• Seja cauteloso com o envio de materiais não solicitados. Todo mundo que trabalha em um escritório sabe quão irritante aqueles anúncios para o seguro de saúde de baixo custo e as viagens com descontos para Hawaii pode ser. Se você enviar faxes não solicitados aos seus clientes, fazê-lo apenas em raras ocasiões quando é garantido. Se você receber um pedido de um destinatário que pediu para não receber tais faxes, respeitar os seus desejos e removê-los da sua lista.

Tal como acontece com o envio de faxes, existem regras de etiqueta ao redor receber faxes, bem como:

• Respeitar a privacidade de faxes confidenciais recebidas. Não compartilhe informações pessoais com seus colegas de trabalho que foi destinado exclusivamente para a sua visualização.

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  Não deixe faxes confidenciais em torno de mentir, onde outros poderiam vê-los. faxes tratar como faria com qualquer outro papelada confidenciais.

• Se você receber um fax no erro, que o remetente saiba, dando-lhes uma chamada. Normalmente, solicita-se que você destruir todos os faxes recebidos em erro.