Definição de um escritório sem papel

O escritório sem papel é um conceito que foi introduzido na década de 1980, quando os computadores de mesa fez sua aparição no local de trabalho. O termo foi criado para descrever o escritório do futuro, que requer pouco ou nenhum papel para fazer negócios. Em vez de papel, o escritório sem papel usaria a tecnologia moderna para realizar todos os mesmos objetivos. Apesar de suas origens pintou um retrato de um mundo completamente sem papel, a nova teoria por trás escritórios sem papel prevê resíduos-consciência e tenta converter o máximo de documentação em papel para o formato digital quanto possível.

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A equipe do escritório sem papel se esforça para usar sempre presente tecnologia para diminuir a necessidade de papel. Faturas e recibos são facilmente transformados em formato de e-mail. Os arquivos são salvos usando um sistema de arquivamento eletrônico. comprimidos de computadores portáteis são usados ​​em vez de um bloco de papel. faxes eletrônicos são enviados bem como e-mails. Contas, facturas e recibos são enviados via e-mail e arquivos arquivados são digitalizados e copiados em computadores com capacidades de armazenamento em massa.

Enquanto um escritório tradicional está cheia de mesas, armários, arquivos, pastas, prateleiras, impressoras de tamanho comercial e aparelhos de fax, um escritório sem papel pode funcionar com uma mesa, cadeira e computador. Um escritório sem papel economiza dinheiro na impressão, envelopes, selos e tinta. Ele também aumenta a produtividade porque os funcionários não estão indo para trás e para impressoras, aparelhos de fax e armários de arquivo. O espaço é, obviamente, salvo no ambiente de escritório e partilha de informação é completada com apenas um clique de um botão.

Além das vantagens enumeradas no "Recursos", um escritório sem papel é ambientalmente amigável e oferece maior segurança para documentação. Corretamente sistemas de informação protegidas permitir mais fácil seguintes desastres recuperação e fora do local de acesso dá-lhes uma maior utilidade do que escritórios tradicionais de geração de papel.

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A passagem de um escritório tradicional para um escritório sem papel não é realizado rapidamente. As empresas podem começar pela troca de informações internas digitalmente ou solicitação de faturamento e-mail em vez de notas de papel. A expansão do sistema pode incluir a digitalização de anos de arquivos antigos em sistemas de arquivamento eletrônico. O custo inicial pode ser de alta envolvendo formação e à aquisição de hardware e software, mas muitas empresas relatam que a poupança de longo prazo mais do que compensar a despesa start-up.

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Embora os desenvolvedores de computador adiantados pensaram que prontamente computadores disponíveis resultaria em redução imediata da quantidade de papel utilizado, o consumo de papel realmente disparou à medida que mais e mais pessoas ganharam acesso a computadores e impressoras. Como os computadores têm feito a produção de documentos muito mais simples do que com máquinas de escrever, mais cópias podem ser feitas. Os documentos também podem ser enviados por email, impresso e copiado pelo destinatário. Muitas pessoas simplesmente são mais confortável a leitura de um papel impresso que um display digital.