Preparando um Plano de Administração de Contratos

Esclarecer no plano dos deveres e atribuições de administrador de contratos da empresa. Dependendo da empresa, o administrador do contrato não pode ser do mesmo partido com poder de prêmio, assinar ou modificar contratos. Deve ser claramente prevista no plano que um administrador de contrato não deve fazer acordos verbais ou escritas aos empreiteiros fora do âmbito de sua autoridade.

Explicar a função de orientação postaward. A orientação postaward é uma oportunidade para esclarecer a compreensão mútua dos requisitos específicos do contrato. Isso pode incluir o papel do empreiteiro, o papel do administrador de contratos, controle de qualidade e testes de supervisão poderes da empresa, e os procedimentos de cobrança e aprovações de pagamento. esclarecimentos postaward precoce reduz potencial mal-entendido no início do processo.

Descreva obrigações de monitorização de desempenho técnico do administrador do contrato. Isso pode envolver a fazer visitas in loco, revendo os relatórios de desempenho do contratante e conhecer diretamente com o contratante em relação ao progresso do contrato. Deixe claro no plano de administração de contratos que dentro da empresa devem receber aviso de dificuldades técnicas ou contratuais encontrados durante a performance.

Projectos de procedimentos para derrapagens monitoramento de custos. No plano de administração contrato, proporcionar procedimentos para a realização de exames de custos que asseguram que os orçamentos estão a ser mantida. Isso é necessário em contratos de reembolso das despesas em oposição aos contratos de preço fixo. Procedimentos podem incluir a análise dos relatórios de progresso contratante e modelos, que podem descobrir potenciais custos excessivos. Além disso, manter o tempo-cartão, lista de presença e horas extras informações em planilhas é uma maneira de controlar os custos de recursos humanos.

Explicar o processo de pagamentos de faturas por serviços ou produtos entregues. Como os pagamentos são feitos em um contrato está prevista no detalhe em um contrato escrito. Se os pagamentos estão em curso, eles devem ser oportunas e processadas com precisão. Um plano de administração de contratos deve fornecer orientação para contratar administradores de notificação oportuna para empreiteiros de defeitos faturamento. Além disso, reveja primeira factura do contratante em detalhe com o empreiteiro para resolver problemas potenciais sobre formato de fatura e nível de detalhe. Isso fará com que as faturas posteriores mais fácil de analisar e processo.

Endereço correções de contratos e modificações. planos de administração de contratos deve abordar os procedimentos de notificação pessoal executivo ou de gestão em relação às correcções necessárias ou modificações no contrato. Dependendo do tipo de contato e sua duração, pode ser a melhor prática para estabelecer reuniões trimestrais de desempenho com o empreiteiro e gestão de nível superior relevante ou pessoal executivo da empresa.

Fornecer instruções sobre como fechar um contrato. Normalmente, isso ocorre quando o contratante tem realizado todas as saídas necessárias para a conclusão de sua parte do contrato. Desenvolver uma lista de verificação geral de auditoria de encerramento no plano de administração do contrato. Isso pode incluir marcos gerais que podem ser mais plenamente desenvolvidos e personalizados com base no contrato individual. Esta lista de verificação fechamento final deve ser uma parte permanente de cada arquivo contrato fechado. Isso ajuda a garantir que todas as ações de execução dos contratos foram concluídos.