Como planejar uma mudança de escritório

Movendo seu escritório é algo que pode levar meses de planejamento e cuidadosa consideração e não pode ser feito durante a noite. Quando você está planejando se mudar para um escritório, há várias etapas que você deve tomar para garantir que o movimento é feito de forma eficiente e sem incidentes. Quando planejado corretamente, você pode mover um escritório inteiro ao longo do fim de semana e estar de volta no negócio até segunda-feira de manhã.

Desenhe um layout de seus novos escritórios no novo espaço que você escolheu. Incluir todos os quartos e móveis que devem ser incluídos em cada quarto. O layout deve mostrar cada quarto do novo escritório, incluindo espaços de cozinha e banheiro. Apesar de mobiliário de escritório deve ser desenhado em todos os quartos, este não tem de ser o lugar final para os itens de mobiliário para ir. Este desenho não tem que ser à escala, mas deve proporcionar uma sensação geral de que o novo escritório será semelhante. Etiquetar cada escritório com o nome da pessoa que estará nele e rotular todos os espaços cubículo com os nomes de seus empregados. Imprimir cópias do desenho e entregá-los a todos os funcionários.

Ter um olhar advogado sobre todos os contratos de arrendamento e inquilino antes de finalizá-los. Certifique-se de que você compreende os termos do contrato de arrendamento e que o locatário está fornecendo um serviço justo. Verifique os preços de outros espaços escritórios comparáveis ​​na área para determinar se ou não você está pagando um preço justo de mercado para o seu aluguel. Quando estiver satisfeito com a locação, assinar e finalizá-lo. Isto deve ser feito pelo menos um mês antes da mudança.

Reúna-se com seus funcionários para discutir o layout dos novos escritórios. Descobrir se eles estão felizes com o novo regime ou se as mudanças precisam ser feitas. Discutir detalhes como cozinha e casa de banho, espaços de escritórios pessoais e salas de reuniões. Trabalhar em conjunto para garantir que as necessidades de todos sejam atendidas. Pergunte aos funcionários questões como, "Será que este layout de escritório atender às suas necessidades?" e "Você se sente confortável que você vai ser capaz de trabalhar de forma eficaz e eficiente neste novo layout?" Seja flexível sobre o arranjo de cubículos e equipamentos de escritório, como máquinas copiadoras e computadores. Seus funcionários podem ser capazes de lhe dar informações muito necessária sobre a eficiência das áreas de trabalho comuns. Atribuir escritórios individuais para os funcionários que estão na gestão com base nos espaços de escritórios que eles já têm. Estes espaços devem ser não-negociável.

Notificar as empresas de telefonia, eletricidade e água de seu movimento planejado e fazer arranjos para serviços nos novos escritórios. Pergunte se a sua empresa pode manter o seu número de telefone para evitar complicações. serviços de utilidade deve ser notificado de seu movimento pelo menos duas semanas de antecedência. Notificá-los chamando o departamento de cada serviço de utilidade serviço e pedir para falar com um representante. Deixe-os saber quando os serviços no Old escritórios deve ser desligado e quando os serviços nos novos escritórios deve ser ligado. Se você estiver fazendo quaisquer alterações à forma que você estará pagando suas contas, você deve fazer isso neste momento também.

Limpar quaisquer itens desnecessários em seu escritório atual, verificando ao redor dos escritórios para qualquer equipamento que é out-of-date ou não tem sido utilizado em pelo menos um ano, como um projetor de slides ou VCR. armários Purge arquivamento de arquivos que você não precisa e se livrar de qualquer mobiliário que está quebrado ou não de se mudar para o novo escritório. Estes são itens que provavelmente pode ser jogado fora. Têm trabalhadores tomam todos os seus itens pessoais para casa para ser movido para o novo escritório no momento apropriado.

Prepare um anúncio de movimento para todos os seus clientes. Incluir informações como a data do movimento e da localização do novo escritório. Você também deve incluir um pequeno mapa com indicações para o novo gabinete. Mande estes anúncios por e-mail, pelo menos, duas semanas antes da mudança.

Contratar uma empresa de mudança que será responsável por mover todos os móveis e equipamentos de escritório para o seu novo espaço de pelo menos um mês antes da mudança. No dia antes da mudança, a caixa de todos os arquivos, livros e outros itens diversos para que seu escritório está preparado para os motores.