Política de Compras sem fins lucrativos

Organizações sem fins lucrativos estão sob controlo de uma variedade de partes interessadas por causa de sua dependência de doações de caridade ou porque têm status de isenção fiscal. Para garantir que suas práticas de compras passar o agrupamento quando revista pelos media, doadores, o Internal Revenue Service ou outras partes interessadas, é importante para criar políticas de compras que evitem quaisquer potenciais conflitos de interesse ou falta de transparência.

Algumas organizações sem fins lucrativos exigem que as compras acima de um determinado nível de dólar ser colocado acima para a oferta, com a organização de receber vários lances para diferentes fornecedores. Isso ajuda a reduzir a chance de que um agente de compras, chefe de departamento ou diretor-executivo pode premiar um contrato para um amigo, membro da família ou associado de negócio que oferece uma recompensa pessoal ou suborno sem rodeios. Isso também impede que um fornecedor de longa data de elevar as taxas ou reduzir serviços a cada ano porque sabe que não tem concorrência.

Sua política de compras pode exigir que a sua organização ter o menor lance em projetos, serviços ou bens, ou permitir que você tome a melhor proposta. A melhor proposta pode não ser o mais barato, mas pode proporcionar um melhor valor para a organização. Por exemplo, um marketing esportivo empresa pode oferecer para executar corrida de estrada de 10 quilômetros de uma instituição de caridade para uma taxa mais baixa do que outra empresa, mas o maior concorrente pode ter mais experiência em corridas de estrada e ter mais contatos que poderiam comprar patrocínios. Em alguns casos, uma organização sem fins lucrativos pode permitir que um contrato para ir para um negócio que não seja a proposta mais baixa, desde que o contrato está dentro de uma determinada percentagem do menor lance eo agente de compras, cabeça ou gestão de departamento pode mostrar razões pelas quais a proposta de menor preço não é a melhor oferta.

Como parte de sua política de compras, criar e emitir um pedido de propostas de projectos, serviços ou bens maiores que um valor específico. Uma RFP é um padrão de uso de procedimento empresas que se comunica com os potenciais concorrentes os mesmos requisitos objetivos para um contrato. RFPs ajudar organizações sem fins lucrativos fazer comparações maçãs com maçãs de lances.

Para evitar o favoritismo, ou a aparência de favoritismo, pedir a seus conselheiros e equipe de gestão se eles têm alguma amigos, familiares ou parceiros de negócios que vendem bens ou serviços que você compra. Muitas organizações sem fins lucrativos têm políticas que proíbem a organização de realização de negócios com empresas que têm laços estreitos com as principais partes interessadas. Antes de aprovar grandes contratos, compartilhar os nomes dos potenciais parceiros de negócios com os seus principais interessados ​​para determinar se algum deles tem um conflito.

Porque entidades sem fins lucrativos não estão em concorrência com outras empresas para os lucros, eles são mais liberdade para divulgar informações de negócios com o público. Faça a sua política de compras prontamente disponível ao público em seu site. Inclua informações sobre grandes compras em relatório do tesoureiro dada ao seu Conselho de Administração em reuniões do conselho.

Você pode querer dar preferência a empresas que usam “verdes” práticas de negócios. Isso pode incluir empresas que declararam publicamente e iniciativas demonstráveis ​​para reduzir o uso de energia e água, reciclar, usar materiais orgânicos e não tóxicos ou reduzir as embalagens.