Quais são as maneiras eficientes de tratar Outgoing Mail Corporativo?

manuseio eficiente de correio de saída de uma corporação garante que informações importantes, sensíveis ao tempo comunicações e pagamentos chegar ao seu destino no tempo. Além disso, incentiva o manuseio adequado dos empregados e funcionários da sala de correio. A criação de caixas de correio de saída e treinar os funcionários sobre como preparar adequadamente correio de saída são duas formas eficazes de tratamento de correio corporativo.

Treine seus funcionários sala de correio com freqüência para garantir que eles estão seguindo o protocolo adequado ao manusear correio de saída corporativa. Considere formação nas áreas de manipulação de sala de correio equipamentos, procedimentos de endereçamento adequados, segurança de correio, os preparativos para correio interno e dos EUA mail.This saída ajuda a garantir a consistência da operação do dia-a-dia de tratamento de correio de saída, que por sua vez ajuda a aumentar a eficiência mail.

Estabelecer um cronograma definido para pegar correio EUA saída e correio interno. O prazo pegar irá variar dependendo do que vez que seu carteiro faz a sua visita a sua localização. Se o seu carteiro chega 04:00, definir uma pick up e cair fora de prazo, pelo menos 1,5 a duas horas mais cedo. Isto dará ao correio empregados quarto tempo para resolver através do correio de saída para ter certeza que é tratada adequadamente e carimbado.

Educar os funcionários sobre como tratar corretamente envelopes. Isso ajudará a economizar tempo os funcionários da sala de correio. Por exemplo, se o correio de saída é interoffice, use envelopes interoffice especiais que são facilmente identificáveis ​​por funcionários da sala de correio. Isso elimina a confusão quando a triagem através de e-mail. Ter os empregados incluem o nome completo do receptor e do departamento em que trabalham no envelope. Todos os EUA mail de saída deve incluir um endereço de retorno completo, incluindo o nome do departamento. Certifique-se de incluir o código postal do destino de discussão para evitar atrasos de entrega. Informar os trabalhadores para fazer anotações sobre qualquer e-mail que necessitem de assistência manuseio especial.

Configurar caixas de correio separadas na sala de correio e em vários departamentos para ajudar a minimizar o tempo que poderia ser consumido por classificação. caixas de correio de saída devem ser separados nas seguintes categorias: correio interno, correio carimbada e-mail para ser medido. Se a organização envia um monte de correio de saída internacional você também deve criar um bin separado correio internacional.