Qual é a função de um Mailroom?

Uma das principais funções de uma sala de correspondência é lidar com todo o e-mail externo para a empresa ou escola. Os correios oferece todo o correio para o local para sala de correspondência e pega todas as mensagens enviadas. Os funcionários mailroom em seguida, classificar todos os e-mail para que ele possa chegar a seus destinatários. Em alguns lugares, os funcionários mailroom entregar o correio diretamente para cada departamento, enquanto outros exigem alguém do departamento para vir pegar o mail.

Muitas empresas contam com o uso de e-mail interno para enviar correspondência e papelada e para trás. Funcionários colocar documentos em envelopes especiais interoffice e resolvê-los com a pessoa e departamento específico. funcionários Mailroom quer pegar o malote dos departamentos ou funcionários do departamento de trazer o correio interno para sala de correspondência para distribuição. Em algumas empresas, os funcionários mailroom fazer as entregas, enquanto outros exigem departamentos para verificar o seu próprio correio interno na sala de correspondência.

Especialmente em escolas e empresas maiores, a sala de correspondência é responsável por garantir que todas as mensagens enviadas tem o porte apropriado. Escolas, em particular, são muitas vezes consideradas entidades sem fins lucrativos e, por vezes, beneficiar de taxas postais especiais. Os funcionários mailroom verificar sobre todas as mensagens enviadas e dar-lhe o porte adequado com base na sua finalidade em relação ao negócio. Os funcionários também pesar pacotes e determinar o custo de envio para o transporte. Em alguns casos, a empresa pode utilizar a sua própria máquina de franquia postal, que permite que a empresa a economizar dinheiro, pagando o porte postal exato em tudo, desde cartas a grandes pacotes.

Enquanto a sala de correspondência é em grande parte responsável pelo correio interno e qualquer coisa que entra ou sai através dos correios, é também normalmente lida com outros carregadores também. Tudo o que é enviado para o negócio, muitas vezes atravessa a sala de correspondências em primeiro lugar. Isto significa que o pessoal de entrega muitas vezes abandonam seus pacotes fora a sala de correspondência ao invés de tentar localizar onde o pacote realmente pertence. Da mesma forma, se alguém recebe um pacote que não pertence a ele, ele pode levá-lo à sala de correspondência para fazê-lo seu próprio destino.

Além de lidar com os trabalhadores dos correios e outros profissionais do transporte, os funcionários mailroom muitas vezes interagir com outros trabalhadores dentro de uma escola ou empresa, bem como alunos de uma escola. Nos casos em que a sala de correspondência simplesmente classifica a correio em caixas de correio individuais, estudantes e funcionários vêm para pegar seu correio. Se há um problema, como algo que não chegou ou um problema com acesso a e-mail, cabe ao funcionário mailroom para lidar com quaisquer dúvidas e resolução de problemas. Trabalhando em uma sala de correspondência requer boas habilidades de atendimento ao cliente para manter todos satisfeitos.