Tipos de mensagens de negócios

sistemas de comunicação eficazes são parte integrante de um negócio bem sucedido. Para se manter competitiva e produtiva, uma empresa deve desenvolver uma abordagem organizada e eficiente para correspondentes e se comunicar com seus próprios empregados, bem como com os clientes, fornecedores e outros profissionais. Felizmente, a comunicação empresarial tem evoluído ao longo do tempo e inclui diversos tipos de mensagens de negócios, que vão desde o simples e tentou-e-verdadeiro ao tecnologicamente sofisticados.

Se sua empresa tem mais de uma pessoa, você eventualmente tem que decidir a melhor maneira de gravar e distribuir mensagens telefônicas recebidas. Algumas empresas empregam alguém para filtrar as chamadas de telefone, anote mensagens de chamadores e distribuí-los aos empregados para que se destinam. Outras empresas utilizam um sistema de correio de voz automático, onde os chamadores deixar suas mensagens como gravações de voz. Com correio de voz, cada funcionário é responsável por manter o controle de suas próprias mensagens. Algumas empresas menores só definir-se caixas de correio de voz para os departamentos separados da empresa, em vez de funcionários individuais.

Memorandos (memorandos) são um tipo de empregados correspondência pode usar para se comunicar dentro de seu próprio departamento ou entre departamentos da mesma empresa. Memos são tipicamente breve na natureza e não tem a formatação formal de correspondência de negócios externo escrito. No entanto, memorandos têm um formato e estrutura geral. Cada empresa formata memorandos para suas próprias preferências, mas, em geral, memorandos mostrar o destinatário, o remetente eo assunto no topo, por vezes, numa tipografia em negrito. O corpo da mensagem está abaixo esta informação numa tipografia comum. Os funcionários podem entregar memorandos pessoalmente ou usar distribuição de correio inter-office da empresa. Dentro de algumas profissões, tais como as áreas jurídicas e de saúde, as pessoas usam memorandos para enviar mensagens breves para outros profissionais e, em alguns casos, os clientes. As pessoas podem enviar esses tipos de memorandos pelo correio, por e-mail e por fax.

Hoje, muitas empresas usam e-mail correspondência como uma forma de comunicar dentro da empresa, bem como com os clientes, fornecedores e outras empresas. Se a empresa tem um site, os funcionários podem ter endereços de e-mail com nome de domínio da empresa, tais como "[email protected]." Email correspondência tende a ser menos formal do que a correspondência manuscrita, um fato que tem suas vantagens e desvantagens. Muitas empresas que permitem que seus funcionários usem endereços de e-mail empresa achar que é útil para estabelecer um padrão uniforme para e-mail da empresa. As empresas podem limitar o uso dos empregados para fins de negócios única e estritamente regular o que tipos de anexos de e-mail um empregado pode baixar. Se a empresa tem um acordo de confidencialidade com os seus colaboradores, este acordo provavelmente vai estender-se a utilização de correspondência e-mail empresa dos empregados. Um negócio está bem dentro de seus direitos para exigir um empregado para representar a empresa em uma luz positiva, enquanto correspondendo com um endereço de e-mail da empresa. Algumas empresas podem exigir que os funcionários que usam um e-mail da empresa para adicionar assinaturas automáticas por email ao seu e-mail. Esta assinatura pode incluir o nome do empregado completo e título na empresa, bem como o nome da empresa, número de telefone, site e outras informações pertinentes.

correspondência comercial profissional tem uma história longa e formal. As empresas muitas vezes encomendar um projeto timbrado em que toda a correspondência de negócios é impresso. O design do cabeçalho pode incorporar o logotipo da empresa, bem como informações de contato em geral, tais como números de endereço para correspondência da empresa, telefone e fax e endereço do site. Algumas empresas personalizar o principal papel de carta para os indivíduos dentro da empresa, acrescentando extensões pessoais e endereços de e-mail individuais para as informações de contato. Escrito correspondência comercial tem uma estrutura formal. Embora o formato exato pode variar, em geral, a data vai no topo da carta e nome completo do destinatário, cargo, empresa e endereço estão abaixo da data. Você não tem que adicionar uma linha de assunto ou rótulos de campo, como "Para:" ao lado do nome e endereço do destinatário. Escrito correspondência comercial usa saudações de abertura, como "Caro" no início, seguido pelo nome do destinatário e saudações encerramento no final, como "Atenciosamente", com o nome do remetente abaixo. O remetente pode querer entregar-assinar a carta para um toque pessoal. Se alguém que não o remetente da carta escreveu ou digitada, o digitador deve incluir as iniciais do remetente, uma cólon e suas próprias iniciais abaixo da assinatura. Se a mesma carta é enviada para vários destinatários, deve ser dirigida ao destinatário principal, em seguida, todos os outros destinatários deve ser anotado na parte inferior do e-mail próxima às letras "CC", que significam "cópia carbono".