Arquivo Dicas Organização

Um sistema de arquivamento organizado pode ser um guia inestimável, poupando-o de caos e confusão. Pode ser dentro de sua casa ou escritório, ou por razões pessoais ou empresariais. Independentemente do tipo de sistema de arquivo que você tem, a organização é a chave para manter a ordem.

Use títulos curtos para rotular seu arquivo. Por exemplo, um rótulo como "Registros do banco de reconciliações para período que termina 12/31/09" é muito prolixo. Em vez disso dizer "reconciliações bancárias 2009", e arquivar os memorandos e as reconciliações bancárias sob ele. Se você tiver vários memorandos e reconciliações bancárias para o ano, criar subcategorias, separando cada arquivo por mês. Portanto, você rotular cada arquivo da seguinte forma: "reconciliação bancária, em janeiro de 2009", "reconciliação bancária, fevereiro de 2009", "reconciliação bancária, de Março de 2009." Siga este padrão até o final do ano.

código de cor seus arquivos. Por exemplo, se você tem uma categoria Saúde, que abrange toda a gaveta de arquivo, use etiquetas vermelhas para simbolizar essa categoria particular. Todas as pastas de suspensão (subcategorias) dentro gaveta teria um rótulo vermelho. Você será capaz de acessar seus arquivos mais rapidamente se você sabe qual a cor pertence a que categoria.

Se você não é muito bom em manter um sistema de arquivamento pessoal, considerar se inscrever para a banca online. Tudo que você tem a fazer é configurar os seus pagamentos a recorrer a uma determinada hora. Siga as instruções como indicado pelo seu banco on-line para configurar banca online. Isso minimiza manutenção de registros e elimina uma trilha de papel, o que poderia levar ao roubo de identidade.

Para arquivos de computador, criar pastas na unidade que você deseja que eles apareçam. Por exemplo, você pode ter vários documentos do Microsoft Word em Receitas de Culinária, que caem sob três títulos principais: frango, sopas e sobremesas. Criar uma pasta chamada Receitas de Culinária em Documentos. Sob Receitas de Culinária, crie três pastas - frango, sopas e sobremesas. Coloque todas as informações referentes a receitas de frango sob a pasta criada para frango, mantendo o seu título principal como receitas culinárias. Siga este procedimento para sopas e sobremesas.

Embora você pode arquivar seus arquivos em qualquer unidade que você preferir, documentos é altamente recomendado, pois você pode facilmente localizar seus arquivos e apoiá-los. Além disso, você pode manter seus arquivos de documento separado de arquivos de programa, minimizando o risco de sua exclusão acidental de seus documentos devido a uma actualização de instalação ou programa.

Jogue fora ou excluir todos os arquivos indesejados. Manter arquivos desnecessários só contribui para o seu volume de arquivo, tornando mais difícil para encontrar o que você precisa. Isto é particularmente verdadeiro para e-mails. Não permita que sua caixa de e-mail para tornar-se inundado com e-mails não lidos, mesmo que sejam todos os e-mails indesejados. Com este volume muito, pode ser fácil esquecer novas e importantes e-mails que estão chegando. Se você tiver arquivos de papel velho que você pode precisar no futuro, arquivá-los em caixas de armazenamento.