Como realizar um teste Call Tree
A árvore de chamadas é um método de comunicação confiável entre membros de um grupo, como funcionários de uma empresa, voluntários com uma organização ou membros de um comitê escolar. Você pode usar uma árvore chamada para responder a uma emergência, se preparar para um desastre natural, agendar uma reunião importante ou realizar negócios de rotina. Testando a árvore chamada deve ser feita a cada seis meses para garantir a fluidez em tempo de crise.
Fotocópia e distribuir gráficos da árvore chamada para todos os membros de sua organização pelo menos uma semana antes do teste árvore chamada. Estas cartas deve listar usuários por nome e todas as informações de contato. Adicionar números de telefone de emergência e esclarecer que a árvore chamada serve, como um departamento em uma organização ou um banco de dados de voluntários.
Prepare um memorando para distribuir com o gráfico de árvore de chamadas explicando o propósito do teste de árvore de chamadas e os membros procedimento deve seguir. Informar os membros para deixar mensagens de correio de voz, se eles não podem alcançar alguém vivo. Instruir os membros para manter o memorando para uso futuro.
Ligue para a pessoa ou pessoas imediatamente abaixo de você na lista. Leia fora as instruções designados, que podem incluir a finalidade da chamada (neste caso, um teste), o tempo e local das reuniões futuras ou outras pessoas na lista que ele era incapaz de alcançar. O ouvinte deve anotar essas informações e repeti-lo de volta para o iniciador antes de desligar. O ouvinte deve também afirmar em voz alta os nomes das pessoas que ela vai chamar.
Aguarde até que o ouvinte a ligar de volta confirmando que ela tem falado com os que estão abaixo dela na lista. O ouvinte vai chamar todos em seu grupo e passar a informação que ela escreveu para baixo. Ela também vai tentar chegar a qualquer pessoa que você era incapaz de alcançar. Quando todas as suas chamadas são feitas, ela vai chamar você para trás aqueles em sua lista será chamado o próximo nível de participantes de árvore chamada.
Check-in via e-mail no dia seguinte com todos os membros de sua organização para confirmar a conclusão bem sucedida da árvore chamada. Se todos os membros foram incapazes de ser alcançado em tudo, garantir que você tenha suas informações de contato atual.
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