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Como criar um diretório de telefone para um escritório

Para muitas pessoas, lembrando-se de um grande número de números de telefone é uma tarefa impossível. Quando alguém liga para o escritório, você precisa ter o número certo na mão agora, ea melhor maneira de fazer isso é manter um diretório de telefone do escritório. Enquanto grandes escritórios podem ter sistemas de telefone complexos com listas electrónicas, a maioria dos escritórios não precisa de nada este elaborado. Com muito pouco esforço, você pode criar um diretório escritório simples de colocar todas as informações que você precisa ao seu alcance.

Coisas que você precisa

  • Computador
  • software de planilha ou conta do Google Docs

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Crie uma nova planilha com o nome "Diretório Office". Usando uma planilha é uma maneira fácil de configurar uma lista telefônica para um escritório que não é grande o suficiente para ter um sistema de telefone diretório central.

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Adicione três cabeçalhos de coluna para sua planilha: Nome, Escritório # e Telefone. Se você quiser, adicionar mais colunas à planilha e você pode facilmente controlar, por exemplo, endereços de email e números de fax.



Enviar o diretório (ou o link para ele se você estiver usando uma planilha on-line) para seus colegas de trabalho e pedir que eles preencher sua própria informação correcta e enviá-lo de volta para você. Pode haver um assistente administrativo escritório com algumas dessas informações que você pode pedir para preencher as informações para você imediatamente.



Agrupar os resultados em uma única planilha com todas as alterações nela. Agora você tem um diretório de telefone trabalhar para o seu escritório.

Imprimir o diretório de telefone, ou e-mail para o resto do seu escritório para uso geral. Veja dicas abaixo para uma maneira fácil de distribuir a lista telefônica com menos problemas.

dicas avisos

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  • Desde números de telefone do escritório mudar com relativa frequência, utilizando uma planilha on-line como o Google Docs você pode economizar tempo e esforço. Compartilhe a planilha diretório de telefone com todos em seu escritório e deixá-los fazer alterações conforme necessário, e porque o diretório está online, você não terá que se preocupar com e-mail novas cópias quando o diretório é atualizado.
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