Quanto tempo deve um negócio Mantenha cartão de crédito Recibos?

Como uma empresa tem de manter certos tipos de documentos em arquivo, como registros de emprego e faturas, tanto por razões comerciais e legais. Em alguns casos, um comerciante também deve manter cópias de recibos de cartão de crédito na mão por um período de tempo. Saiba quando é seguro para lançar esses recibos no curso de negócio.

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Depois de um cliente compra um produto ou serviço de sua empresa usando seu cartão de crédito, normalmente você deve fornecê-la com um recibo impresso para seus registros - particularmente no caso de uma transação face-a-face. O recibo contém o valor da transação, o código de aprovação, nome do titular do cartão de crédito e um lugar para a assinatura do cliente. Você também manter uma cópia do recibo assinado para seus registros.

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Se um caso surge quando o cliente contesta a cobrança de cartão de crédito de sua empresa, você é responsável, como o comerciante, para provar que ele é válido. Um dos primeiros itens banco do cliente irá solicitar uma cópia do recibo de cartão de crédito relacionado com a transação. O prestador de serviços comerciante também precisa ver o recibo assinado a fim de investigar a disputa em seu nome. Se disputa do cliente é aprovado porque você não pode fornecer uma cópia do recibo de venda assinado, você vai ter que pagar taxas de charge-back caros e também perder o montante da venda, bem como o produto ou serviço que você vendeu.

Devido à possibilidade de disputas de clientes não é sábio para jogar fora um recibo de cartão de crédito só porque a transação cancelou o seu comerciante conta - mesmo se você já recebeu os fundos provenientes da venda. Os bancos geralmente oferecem aos clientes cerca de 60 dias para disputar uma taxa pelo Fair Credit Billing Act. É uma aposta segura para guardar o recibo do cartão de crédito por pelo menos três meses. Se você precisar dos recibos de vendas especificamente por razões de relatórios de imposto de renda de negócios, mantê-los na mão para, pelo menos, seis anos.

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Se você precisa manter esses recibos de vendas, armazená-los em um local seguro, trancado, já que contêm informações confidenciais de clientes. Mantenha esses dados sensíveis fora do alcance de funcionários não autorizados e indivíduos fora para evitar problemas com cartão de crédito fraude associada ou roubo de identidade. O comerciante acordo de serviços pode delinear regras específicas de como gerenciar e armazenar dados confidenciais de cartões de crédito para clientes de acordo com as diretrizes do Padrão de Segurança de Dados de Cartões de Pagamento da indústria. PCI DSS é uma organização que fornece orientação sobre a gestão de dados de cartão de crédito do cliente.