Como Enviar um Press Kit

Identificar seus objetivos para o envio de um kit de imprensa e, em seguida, pesquisar as organizações de notícias que poderiam ajudar a atingir essas metas. Editores têm muito pouco tempo extra, por isso não desperdiçá-la. Um pequeno papel em Ohio que só publica notícias local não está interessado em um jogo de imprensa de um evento na Califórnia. A estação de notícias que incide sobre as finanças não está interessado em um jogo de imprensa sobre um concerto de rock. Depois de identificar os meios de comunicação apropriados, localize o endereço de e-mail e nome do editor, se possível, através de pesquisa na Internet ou ligar para a organização. Um e-mail geral da empresa poderia ser usado se de e-mail do editor não está disponível. Familiarize-se não só com o meio de comunicação, mas com o estilo do meio de comunicação. Quanto mais próximo o kit de imprensa é o estilo da organização de mídia, melhor.

Escreva uma breve declaração (3 a 10 palavras) sobre o que você está enviando na linha de assunto do e-mail. Se possível, tentar mostrar por que meio de comunicação particular seria interessados ​​na informação. Por exemplo, se o kit está sendo enviado para um papel focada localmente, incluir a localização do evento ou negócio na linha de assunto.

Estado do ponto de imediato no corpo do e-mail e, se possível, ligue esse ponto principal para o estilo e os interesses do meio de comunicação. O que você incluir no corpo do e-mail irá variar de acordo com o que está incluído no kit de imprensa. Se o kit de mídia é apenas um comunicado de imprensa, incluir o texto da liberação no corpo do e-mail e anexar a liberação por conveniência. Se o kit de imprensa é um pacote sobre um evento, escreva uma breve declaração dizendo que o evento é, quando é eo que você tem anexado. Se o kit de imprensa é sobre um negócio local, escrever uma breve declaração sobre por que você está enviando o kit.

Anexe o arquivo press kit para o e-mail. Seja atencioso com o formato de arquivo que você está enviando, no entanto, porque não cada meio de comunicação será capaz de abrir qualquer tipo de arquivo. Em PDFs gerais (Portable Document Formats) pode ser aberto por quase todos, e o software de visualização é gratuito para download. PDFs também irá garantir que o que você vê na tela do computador é o que o destinatário vê, sem alterações de formatação de diferentes computadores. RTFs (Rich Text Format) também são universalmente fácil Abrir- no entanto, o formato não é preservada em um arquivo RTF e não é melhor para documentos com gráficos.

Certifique-se de fotos destinados à reprodução são grandes o suficiente para ser reproduzida em uma alta qualidade- não comprimir a imagem para tornar o e-mail enviar mais rápido. documentos de texto podem ser combinados em um único arquivo, mas as fotos que estão a ser considerados para publicação deve ser anexado como arquivos separados, como imagens não podem ser facilmente separados do documento. formato de arquivo JPG é muitas vezes melhor para imagens.

Volte para o corpo do e-mail. Na conclusão, uma lista do que documentos que você tenha anexado e por quê também mencionar se os arquivos estão disponíveis em um formato diferente. No final do e-mail, indique a sua informação de contato.

Verifique todos os aspectos antes de enviar o e-mail. Verifique se o endereço de e-mail está correto, o corpo do e-mail não tem erros e que os arquivos corretos estão ligados.