Como usar QuickBooks para detectar fraudes

Certifique-se de sua versão do QuickBooks é atual - 2008 ou mais tarde. Em 2008, QuickBooks feita uma parte muito mal compreendido do software mais fácil de usar: a trilha de auditoria. Cada entrada no QuickBooks é gravado de forma indelével para esta pista. Se uma fatura for alterado, apagado ou alterado de alguma forma, a trilha de auditoria captura a identidade do usuário que mudou, a hora eo dia da mudança ocorreu, e o que foi alterado.

Gere o relatório Audit Trail - certifique-se de fazer isso quando você tem tempo de sobra, porque este relatório leva muito tempo para gerar mesmo que por apenas alguns dias de transações. Clique na guia "Relatórios" na barra de menu superior. Desça até a guia "relatórios do contador", e você vai ver "trilha de auditoria", como uma das opções. Clique nele e aplicar as datas em que deseja verificar.

Em QuickBooks, você não pode criar ou imprimir uma nota fiscal sem salvá-lo, e isso poupa-lo para a trilha de auditoria. Se houver um número regular de faturas a ser apagados ou alterados, que são mais do que a fraude provável experimentando. Às vezes, um fraudador terá de assinar a nota fiscal $ 3.200 para o pagamento quando a quantidade é realmente $ 3.000 os outros US $ 200 será roubado e todas as reconciliações irá corresponder.

Tenha os seus extratos bancários e cheques cancelados prontos para fazer alguma investigação. Exportar seus cheques relatam encontrada em "Relatórios", "Banca" e "cheques" para o Excel, e olhar para cheques de valores de duplicação idêntica. Muitas vezes, um fraudador vai emitir dois cheques para a mesma quantidade para o mesmo fornecedor e enviar ambos, em seguida, um dia depois chamar o vendedor para enviar a volta de verificação extra que ele vai, em seguida, "lavagem" e usar para si mesmo.

Olhe-se no relatório de cheques e a trilha de auditoria para verificações que foram criados e, em seguida, apagados ou alterados de alguma forma. Os cheques cancelados irá revelar qual banco e, na maioria das vezes, que os descontado. Se qualquer um dos seus fornecedores e seus funcionários usam o mesmo banco, manter um olho extra sobre esta possibilidade acontecendo.

Mais uma vez, a trilha de auditoria não pode ser adulterado, mas em versões mais antigas do QuickBooks não pode ser ligado. Então certifique-se de que ele está trabalhando. Se houve uma alteração a uma transação, a entrada original será na parte inferior com as alterações posteriores acima dele. Ele irá incluir o dia, a hora eo usuário que fez a alteração.