O que é uma trilha de auditoria e por que é importante na contabilidade?

De certa forma, manter livros da sua empresa é um pouco como a sua aula de matemática do ensino médio. Tendo o resultado final correto é importante, mas você também tem que mostrar o seu trabalho. Na contabilidade, a informação que corrobora o seu relatório financeiro é referido como uma trilha de auditoria. É uma ferramenta crucial para verificar a validade dos livros da sua empresa.

Os números puros que compõem livros da sua empresa representam o resultado final de todas as suas transações. Cada uma dessas operações tem a documentação de apoio, tais como facturas, cheques ou extratos de conta de seus fornecedores. Se você nunca deve encontrar uma discrepância em seus livros, você poderia voltar a esses documentos de origem e usá-los para verificar as entradas no seu sistema de contabilidade. É por isso que eles estão referidos como sua trilha de auditoria. Manter os registros permite fundamentar cada entrada em suas contas.

Gerenciando uma trilha de auditoria é muito parecido com o processo que você siga quando você equilibrar o seu talão de cheques. Os cheques cancelados e taxas de serviço publicadas do seu banco fornecer a trilha de auditoria - e você vê-los contra o seu extrato bancário para garantir que elas correspondam. Sua trilha de auditoria pode fornecer a data em que recebeu uma fatura, o valor da fatura eo número do cheque que pagou. Se você está faturando um cliente para um projeto, sua trilha de auditoria pode incluir a sua cotação original, o custo dos materiais utilizados, a sua massa salarial, a data de facturação, ea data em que recebeu o pagamento.

A trilha de auditoria fornece proteção essencial contra erros e fraudes. Quando os clientes contestar o montante de uma factura com uma trilha de auditoria, é possível verificar que a fatura contra a sua documentação de apoio e quer verificar ou corrigir o valor. Se contas de exploração da sua empresa não contêm tanto dinheiro como deveriam, revendo a trilha de auditoria pode ajudar a determinar se era o resultado de erro humano ou fraudes de funcionários. Se você está sempre auditados pelo IRS ou acusado de não cumprir com as normas de contabilidade, a qualidade de sua trilha de auditoria pode poupá-lo de outras dificuldades.

A Receita Federal e outras autoridades reguladoras explicitar o que documentação de suporte que eles esperam que você mantenha, bem como quanto tempo você precisa para armazená-lo. Você pode gravar a maioria de que as informações sobre seu software de contabilidade, mas mantendo a documentação física permite-lhe verificar se há erros ou falsificações. Você também tem que cuidar da integridade de sua trilha de auditoria. Somente usuários autorizados devem ter acesso a documentos físicos - e você deve documentar cada acesso. Seu software de contabilidade deve ter salvaguardas semelhantes, limitando o acesso a dados sensíveis e gravação de todos os que adiciona ou altera informações.