Como processar o salário final para trabalhadores falecidos a um beneficiário

Incluir uma denominação de forma beneficiário na papelada de todos os funcionários recém-contratados. Ao preencher este formulário, um funcionário faz saber quem deve receber seu pagamento final, no caso ela morre enquanto trabalhava lá. Lembrar os funcionários a cada ano para rever a forma de assegurar a sua informação é atual e permanece em linha com os desejos do empregado. Se o seu funcionário não designar um beneficiário, você pode emitir o pagamento final a um executor ou parente mais próximo, desde que tenham a documentação necessária, como uma carta original de testamentária ou administração, uma cópia autenticada da certidão de óbito eo aplicável W Forma -9.

Depois de aprender a morte de um funcionário, preparar e enviar um pacote de informações para a família e / ou designação de beneficiário do empregado. Este pacote deve incluir informações sobre os benefícios, os formulários que precisam ser concluídas, envelopes retorno pré-pagos, se necessário, informações de contato e informações sobre quaisquer salários ainda devidos e quando eles serão pagos. notificar imediatamente o departamento de folha de pagamento da morte do funcionário. Este departamento terá de congelar os salários do empregado e parar qualquer depósito direto no lugar até que ele recebe documentação necessária, que inclui uma certidão de óbito e um formulário W-9 para beneficiário ou propriedade. O departamento da folha de pagamento também deve calcular o montante do pagamento final, que deve incluir salários e outros tipos de pagamento, como tempo de férias ou tempo doente acumulados, se for o caso. Se você usar um serviço de processamento de folha de pagamento, pode ser necessário para dar-lhe uma cópia autenticada da certidão de óbito do empregado antes de processar pagamento final do empregado. Estes passos são importantes uma vez que um banco pode congelar a conta bancária do falecido, o que poderia afetar a recepção do último salário.

Se o trabalhador tenha recebido, mas ainda não descontou um cheque de pagamento, você deve parar de pagamento no cheque e emitir um novo cheque para que a quantidade de beneficiário ou propriedade do empregado. Se o empregado é devido um salário para ganhos pendentes, emiti-lo para beneficiário ou propriedade do empregado. Verifique as leis estaduais que regem quaisquer condições especiais que devem ser cumpridas antes de emitir o cheque de pagamento final.

Para salários devidos e pagos durante o mesmo ano civil, como a morte do funcionário, você deve incluir os salários do empregado formulário W-2 e também informar o montante do pagamento final no formulário 1099-MISC em nome do beneficiário ou executor . Se os salários são pagos após o ano em que o trabalhador morre, não emitir um W-2 em nome do empregado para o ano em que você emite o cheque de pagamento final. Em vez disso, emitir o beneficiário ou executor um formulário 1099-MISC que inclui o montante do pagamento final. Você pode obter cópias desses formulários do IRS, que também pode oferecer orientação adicional sobre o preenchimento e emissão dessas formas.