Os deveres de um Coordenador de viagem

Dependendo da natureza dos negócios de uma empresa, vários funcionários podem ser obrigados a viajar em uma base consistente. Quando isso ocorre, um coordenador de viagem faz a ligação com cada funcionário ou seu assistente administrativo para apurar todos os requisitos necessários para a viagem. Isso inclui datas viagens, partida e requisitos de tempo de chegada, bem como quaisquer pedidos especiais, tais como a preferência por assentos de janela ou refeições vegetarianas.

O coordenador de viagem entrará em contato com a companhia aérea preferida, seja via telefone ou e-mail. Ela organiza plano de vôo do empregado, transmitindo todas as informações do funcionário, incluindo o nome, informações de contato e, quando necessário, informações passaporte.

Quando uma empresa requer um empregado para viajar de mais de um dia, alojamento é necessária e pago pela organização. O coordenador contatos Viagem O hotel preferido ou fornecedor hospedagem. Ele reserva-se o número apropriado de quartos para o número apropriado de dias. Além disso, ele pede quaisquer requisitos ou exigências especiais, tais como um quarto em um piso para não fumadores neste momento. Uma vez que o quarto foi reservado, o coordenador de viagem transmite todas as informações alojamento para o empregado ou seu assistente administrativo. Além disso, ele organiza o transporte terrestre, como um carro de aluguel, ônibus ou um serviço de carro para o empregado de viagem.

Questões a respeito de como as compras são cobradas variam de acordo com a organização. Quando uma empresa é muito grande, cada departamento pode ter seu próprio centro de custo ou orçamento a partir de quando as despesas são pagas. Um coordenador de viagem devem registrar e monitorar todas as despesas de viagem e cobrá-los para o departamento apropriado. Isto pode ser feito em uma variedade de maneiras. Algumas empresas usam a compra de software, tais como Arriba. Outros usam cartões de crédito da empresa atribuídos a cada departamento. Outros simplesmente podem fazer compras a partir de uma única conta e reconciliar todas as despesas no final do mês, creditando ou facturação cada departamento.