Como criar um convite de reunião

Sua empresa tem uma cultura e todo um estilo próprio, e quando você está pronto para sediar uma reunião importante, o convite deve complementar ambos. Você enfrenta duas escolhas básicas: criar um simples “quem, o quê, onde, quando” o convite ou uma caneta, uma carta que você pode enviar eletronicamente ou por correio postal.

Ancorar o seu convite com um título, em uma fonte grande, que inclui o nome do host e o objetivo da reunião. Por exemplo, você pode dizer: “O escritório de advocacia de Smith e Jones convida-o a sua reunião anual estratégia” ou “A Câmara de Comércio Westfield solicita a sua presença numa reunião as partes interessadas.”

Deixe algum espaço em branco sob o título antes de fornecer outros detalhes pertinentes sobre a reunião. Centro de esta informação, e colocar cada detalhe em uma linha separada, incluindo o dia de reunião e date- o horário da reunião do início ao finalização e nome e endereço do local.

Deixar mais espaço em branco e fornecer quaisquer outras informações importantes sobre a reunião, cada um em linhas separadas. Por exemplo, você pode querer informar seus convidados que aperitivos ou uma refeição será servido ou que um orador notável vai tomar a palavra em um determinado momento. Se a reunião terá lugar fora do horário normal de trabalho ou em um local novo e desconhecido, você pode querer sugerir um código de vestimenta. E se o sucesso da reunião depende participantes vindos preparado com certos materiais, especifique no convite que eles são. Incluir informação de RSVP, incluindo um prazo para responder, na parte inferior do convite.

Faça suas intenções claras por qualquer colocando uma linha de assunto no topo da carta ou emitir o convite nas linhas de abertura: “Estou escrevendo para convidá-lo para a reunião inaugural do novo proprietário Panorama Association em 07:00 Quinta-feira 17 de fevereiro, no XXX ....”De qualquer maneira, seu objetivo é evitar o risco de que os jornalistas chamam de‘enterrar a liderança’, ou esperar muito tempo para chegar ao ponto principal - e talvez causando leitores perder isto.

Dedicar um ou dois parágrafos para explicar por que a reunião é importante e, especialmente, porque a presença do destinatário é importante na reunião. Lembre-se que, além de informações meramente transmitir, você está dando o tom para a próxima reunião. Então, se você diz que é “ansioso para mostrar a nossa gratidão” ou “ansiosos para ouvir suas sugestões,” estar preparado para seguir o exemplo na reunião.

Concluir a sua carta com informação de RSVP, incluindo uma data para responder. Estender um desejo sincero de que o destinatário atende à reunião. Para um toque hábil mas assumindo, dizer que você “olhar para frente” para ver o destinatário na data da reunião.