Como projetar um formulário Write-Off para a contabilidade
Baixas são um fato simples da vida corporativa. Cada negócio deve ocasionalmente escrever fora de despesas devido à perda, roubo, não-pagamento ou danos. As empresas também podem escrever fora de doações de caridade. Rastreamento write-offs é uma parte importante de assegurar uma contabilidade limpa e operações eficazes. Muitas áreas funcionais dentro de uma organização pode precisar de denunciar ou aprovar write-offs. Criando um formulário padronizado com instruções claras é uma maneira inteligente de garantir que as informações write-off é compilado completamente e corretamente.
Criar um cabeçalho. Título do documento “write-off Form” em letras grandes. Adicione o nome da empresa.
Criar uma área para informações básicas. Incluir campos para o nome, cargo e departamento de relatar o write-off individual. Fornecer campos para a data da perda e da data do relatório. Adicione campos para um nome do projeto e número e um nome de cliente e número.
Criar uma seção para os tipos de write-off. Você pode deixar esta área em branco ou você pode fornecer uma lista de motivos comum write-off (com códigos de contabilidade associados, se você usá-los). Se você fornecer uma lista, fornecer uma maneira fácil para o usuário a identificar as razões, como uma caixa de seleção de cada item de linha.
Fornecer uma seção de comentários. Isso permite que os usuários forneçam detalhes sobre a situação write-off, como o que exatamente está sendo escrito fora e por quê. Os usuários também devem dar detalhes, como o nome da caridade, no caso de uma doação ou um número de relatório da polícia em caso de roubo.
Fornecer uma seção reembolsos. Use um simples sim / não opção para indicar se o custo do write-off podem ser reembolsáveis por uma entidade externa. Fornecer um campo para o usuário escrever nesta entidade ou fornecer uma lista de entidades comuns (como fornecedores, seguradoras, etc.) e um campo em que para entrar no montante total de reembolso.
Fornecer um campo de custo. Peça aos usuários para expressar o custo duro real como uma figura do dólar. Indicam que os itens devem ser avaliados pelo custo de reposição atacado.
Criar uma seção aprovação. Fornecer campos para o nome, título e data da pessoa que aprovou o write-off, bem como uma linha de assinatura.
Fornecer instruções de reporte. Isso pode ser tão simples como dizer: “Devolva este formulário para o departamento de contabilidade”
Estabelecer controle de versão. No rodapé, inserir um campo de data / hora fixa. Se você postar seus documentos para um servidor interno, garantir que os usuários tenham acesso apenas para a versão mais recente.
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