Como criar um calendário mestre

O agendamento é uma daquelas tarefas administrativas mundanas que ninguém quer fazer- no entanto, a incapacidade de desenvolver uma forma sistemática para anotar datas importantes e marcos podem arruinar os melhores planos. Um calendário mestre deve incluir datas importantes, ser automatizado, e incluem um sistema de revolvimento para notificar as pessoas sobre as próximas datas. A fim de criar um calendário mestre efetivamente deve ser intuitivo, eficiente, e ter procedimentos bem escritas para todos os usuários.

Designar uma pessoa para segurar a responsabilidade pela manutenção e back-up. Esta pessoa deve ser responsável por revisar e inserir datas importantes no calendário antes da distribuição.

Digite as datas finais e prazos. datas finais são, talvez, a razão mais importante para criar e manter um calendário mestre comum. Estas datas devem se destacar e ser digitado em negrito, colorido ou todos os tampões.

Trabalhar com profissionais e pessoal de apoio para determinar as datas de revolvimento antes do fim do prazo. Esta é dependente da atividade e organização. Por exemplo, você pode querer fornecer um lembrete de uma semana antes de um grande encontro orçamentos. No entanto, um grupo happy hour só pode exigir um lembrete de uma hora antes do evento. Você também vai querer construir em tempo para viagens se o evento não está no escritório imediato.

Determine um processo para informar os usuários de mudanças. Este pode ser um processo formal ou informal. No entanto, deve ser claramente delineado nos procedimentos. Você também precisará fornecer uma maneira de confirmar a alteração. Este poderia ser um rápido e-mail com um pedido de confirmação para todos os participantes da equipe ou reuniões.

Fornecer uma opção para incluir datas de acompanhamento. datas de acompanhamento são datas que surgem como resultado de outra reunião. Ou seja, eles estão ligados a uma reunião original. Um exemplo seria um AR (acção requerido) para finanças para completar antes da próxima sessão. Ser capaz de anexar datas de acompanhamento para a reunião original é uma boa maneira de automatizar o processo e trazer mais eficiência para a próxima reunião ou evento.

Imprimir o calendário mestre em ambos uma base diária e semanal e distribuir. Isto é opcional, dependendo da organização.

Coloque o calendário em um local central. Isto pode ser on-line, em um arquivo compartilhado ou em um mural compartilhado.