Como Billing Systems funciona?

Seu sistema de faturamento pode ser tão rudimentar como uma caneta e contabilidade ou tão sofisticado como um programa de computador e software projetado para gerenciar tudo, desde cálculo das taxas para o envio de declarações. Sofisticação de lado, conceitos básicos de faturamento não mudaram desde os tempos bíblicos. Ainda há um provedor de serviços, um usuário do serviço ea taxa que liga o relacionamento.

Sua equipe constrói um perfil de cada cliente como o primeiro passo na concepção de um indivíduo sistema de faturamento para sua empresa. pessoal de dados recolhe nomes, endereços de cobrança e termos em que suas taxas são recolhidos. Se um terceiro, como uma companhia de seguros está envolvido, que a informação é protegida também. Os clientes podem pedir-lhe para cobrá-los diretamente ou colocar encargos sobre um cartão de crédito.

As informações dadas pelos clientes é de entrada em um programa de software ou gravados manualmente em um grande livro. Verificação de pontuação de crédito e cobertura companhia de seguros pode ser feito por telefone ou website de acesso. Sua equipe pode ter que acessar informações sensíveis, como a pontuação de crédito para construir um perfil completo para o seu sistema de faturamento como alguns clientes podem querer pagar a sua dívida em prestações.

Se suas contas de negócios de um serviço (a consulta) ou uma miríade de serviços (consultas, taxas de laboratório, materiais e assim por diante), a criação de um sistema de codificação para categorizar cada serviço e produto é essencial para rastrear o dinheiro. Por exemplo, um paciente dentária pode ser efectuada para uma limpeza, mas a taxa cobrada se o dentista não o procedimento, em vez do higienista não é a mesma, de modo que dois códigos são utilizados para efeitos de facturação. Um código pode significar uma coroa de ouro, enquanto outro representa a tampa de porcelana menos caro. Códigos de fazer o dever dobro, o que lhe permite controlar os custos e categorias para que você sempre sabe como o tempo e os recursos são gastos.

Você tem um par de maneiras de configurar o seu sistema de faturamento namoro. Alguns empresários faturar cada cliente no mesmo dia de cada mês. Se você não usar um computador para lidar com este trabalho, seguindo o terno faz sentido. Em alternativa, o sistema de faturamento eletrônico pode permitir que você classificar os clientes por “data de serviço.” Um serviço de 10 de julho, por exemplo, irá gerar automaticamente uma declaração em 10 de agosto usando o padrão, os ciclos de faturamento de 30 dias. Seu fluxo de caixa pode ser melhor servido através do envio de declarações dentro dos dias de um serviço que é executado. Você pode usar tanto correio tradicional e facturação electrónica de faturar clientes.

Sinalizando contas uma vez devido datas vêm e vão é uma parte importante do sistema de faturamento de cada empresa. lembretes de pagamento coordenados com a fixação de taxas “em atraso” são um outro benefício para a manutenção de um sistema de cobrança baseado em computador. Como alternativa, os membros de sua equipe de contabilidade pode usar um sistema de arquivo “quente”, com uma lista de rolamento de datas de vencimento que telefonemas rápidas lembrando clientes para pagar faturas uma vez por data de vencimento já passou.

Você pode preferir lidar com seus próprios serviços de coleta, em vez de usar uma agência externa para supervisionar questões de falta de pagamento. Periódicas, práticas de auto-auditoria travar muitos tipos de irregularidades do sistema de faturamento. Você pode também afiliado com uma câmara de compensação criada para cuidar de todos os aspectos do seu sistema de faturamento, de verificações de crédito de clientes para contas emissoras. Estes serviços não são baratos, mas se você preferir fazenda fora de faturamento, o trade-off pode valer a pena a despesa.