Abuso de e-mail no local de trabalho

E-mail é uma ferramenta de negócios essencial, permitindo a comunicação quase instantânea entre colegas e clientes. Ele pode transmitir informações importantes, fechar negócios ou ampliar o potencial base de clientes de uma empresa.

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Há casos, porém, em que e-mail no local de trabalho é abusado, causando perda de produtividade. Há razões por que isso acontece, com a estar frustração trabalhador mais comum e tédio.

Ferris Research realizou uma pesquisa em 2007 que destacou o uso de e-mail no negócio. A empresa estimou que 25 bilhões de e-mails foram enviados a cada dia nos ano- 6 trilhões e-mails comerciais relacionadas anteriores foram enviados naquele ano.

Quando usado corretamente, e-mail é uma ferramenta importante na melhoria da reputação e rentabilidade da empresa, bem como melhorar a colega e cliente relações.

A atração principal de e-mail é que ele é instantânea. Isso, aliado ao fato de que ele é livre, torna-se uma ferramenta de vital importância no mundo dos negócios e comércio. Ele permite um diálogo rápido e eficaz entre colegas e clientes. Para muitas empresas, o advento do e-mail que lhes permitiu ter acesso a muito mais clientes potenciais.

Os e-mails também são armazenados eletronicamente e - na maioria dos casos - apoiada em uma base freqüente. Considerando cópias em papel de documentos importantes pode ser perdido, sempre existe evidência de diálogo e correspondência ao usar e-mail, que está disponível para recuperação em uma data posterior.

E-mail no local de trabalho não podem, ocasionalmente, conter informações relativas à empresa ou empresa de negócios, mas ainda pode ser inofensivo e - em alguns casos - aumentar o moral no escritório. No entanto, se muitos e-mails como este são enviados, tempo precioso que seria gasto no trabalho produtivo será desperdiçado.

Os gestores devem ser cautelosos sobre o envio de e-mails pessoais para a sua equipe, para evitar o envio de uma mensagem errada.

Se o conteúdo do e-mail é racista ou de natureza sexual, pode causar ofensa aos destinatários. Em tais casos, a administração deve ser informado imediatamente assim podem ser tomadas medidas preventivas.

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e-mails "inofensivos", tais como aqueles que contêm piadas, fotos engraçadas ou histórias extravagantes, muitas vezes surgem de tédio trabalhador ou frustração. Se ele envio de e-mails inúteis se torna excessiva, desperdiça tempo de todos e prejudica a produtividade.

e-mails ofensivos são possivelmente dirigida a uma pessoa ou um grupo de pessoas que têm algo em comum, por exemplo, a mesma raça ou sexo. Motivações podem incluir ciúme ou malícia.

Os gerentes podem gastar muito dinheiro na compra de software que restringe o uso de e-mail. Muitos filtros de e-mail irá analisar cada mensagem enviada para conteúdo impróprio ou anexos e "quarentena" estes, o que significa que o destinatário não recebe o e-mail em questão. No entanto, esses filtros corre o risco de quarentena e-mail legítimo.

A maneira mais eficaz para evitar e-mail abuso é introduzir uma política em matéria de e-mail para o negócio, e educar os funcionários sobre os benefícios do e-mail e como mau uso não serão tolerados.

Se o uso de e-mail correto é incutido na cultura do local de trabalho, os potenciais problemas podem ser rapidamente evitado. Se um gerente é informado do envio de e-mails abusivos de alguém, ele deve primeiro tentar identificar as razões para o abuso, e então proceder para tomar qualquer ação é necessária.