Mais eficaz forma de usar um log de telefone no trabalho

Organizações e empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar de um sistema de registo de telefone para manter o controle de telefonemas vitais e informações de contato. Por exemplo, profissionais como advogados e contadores contam com registros telefônicos para manter registros de clientes e registrar a quantidade de tempo faturável passou servindo cada um.

Use registros telefônicos para manter o controle de chamadas telefónicas de entrada e saída. Gravar dados sobre clientes, como números de negócios e telefone celular, e-mail e informações website. Para registos telefónicos tradicionais, manter os dados seguros, colocando-o em um lugar seguro fora do alcance do público quando não estiver sendo usado. Em um sistema eletrônico, manter as mensagens seguras, limitando a exposição aos dados e instalar uma senha. Se o escritório tem uma recepcionista, integrar o registo de telefone com ela para que as chamadas são devolvidos oportuna e eficiente. Dê-lhe o acesso a caixas de entrada dos usuários para que eles possam facilmente verificar mensagens.

Organizar para acesso remoto e encaminhamento de registro do telefone a partir de seu telefone celular ou computador. Integrar mensagens de texto e e-mail no sistema de registro de telefone para uma maior flexibilidade. Organizar mensagens de telefone em pastas pessoais para facilitar o acesso. Configurar pastas públicas se você deseja compartilhar os dados com o resto do escritório. Configure notificações para que você receba mensagens assim que eles chegam. Coloque chamadas não urgentes em uma pasta para a melhor gestão do tempo. Estabelecer um sistema para retornar todas as chamadas de telefone dentro de um período razoável de tempo, e configurar lembretes para nenhuma chamada importante é esquecido. Para um sistema de backup eficaz, organizar grupos de distribuição para receber notificações.

Use um sistema de registro de telefone tradicional, anotando informações sobre uma almofada projetado para manter o controle de chamadas e suas informações. Alguns blocos de log telefone vem com um carbono para automaticamente fazer um registro duplicado para armazenamento. Antes da era eletrônica, executivos, trabalhadores de escritório e indivíduos mantidos a par de telefonemas, anotando nomes, números e outras informações em pedaços individuais de papel ou almofadas concebidos para esse fim.

Considere o uso de MyWorkTools, que oferece um modelo de documento do Word como um log de telefone para chamadas de entrada e saída. A ferramenta pode ser usado como um sistema de medição de gestão de tempo e produtividade que controla a data e hora de cada chamada de telefone, número discado e a duração da chamada, bem como o propósito da chamada. A ferramenta pode economizar tempo, pois elimina a necessidade de gastar uma média de duas horas ou mais para fazer um log de telefone semelhante manualmente.

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Baixe a versão gratuita do sistema PhonePad, que usa um aplicativo do Windows para armazenar todas as informações de chamadas de telefone em uma caixa de entrada. ícones coloridos e codificação proporcionar o reconhecimento de status de mensagens instantâneas, e as mensagens são organizadas para indicar se eles são novos, ler ou precisa de acompanhamento. O PhonePad parece com mensagem de papel desliza para uma interface de usuário intuitiva. As mensagens são suportados por formatação de texto em diferentes fontes, cores, estilos e tamanhos. Várias mensagens podem ser abertas simultaneamente, e mensagens de texto também são suportados. Livro de Endereços armazena built-in de dados de chamadas anteriores.

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Use um log telefone projetado para o seu PDA ou telefone celular, tais como PhoneLog 2.0, para o dispositivo de telefone móvel PalmPilot. PhoneLog rastreia todas as mensagens telefónicas recebidas e esquerda para os outros. Além disso, a lista pode ser facilmente criadas que podem ser acessadas rapidamente para chamadas de retorno. O PhoneLog fornece um registro completo de conversas. O sistema também é customizável e pode ser facilmente integrado.