Como Responder a um e-mail comercial

Cuidadosamente elaborar uma resposta a um e-mail de negócios - se de um cliente, prospect, chefe ou colega de trabalho - pode fazer toda a diferença para garantir a reação e resposta desejada.

Olhe com cuidado que escreveu o e-mail uma vez que este desempenha um papel na nível de formalidade você usa para responder. Por exemplo, o especialista em e-mail etiqueta Lindsay Pollak sugere responder a um e-mail que usa a linguagem formal, usando uma linguagem formal e educado similar. Se o remetente usa um tom informal, use um tom mais relaxado, mas mantê-la profissional.

Descobrir o que ação que você deseja que o leitor a tomar uma vez que você responder. Por exemplo, se você está enviando uma resposta a uma perspectiva, você quer que eles para comprar. No entanto, se você está enviando uma resposta para o seu chefe, você quer que ela pensa que você é profissional e capaz. Respostas para as pessoas sobre questões de serviço ao cliente deve resultar em um cliente feliz que sente suas necessidades foram atendidas.

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Use a primeira frase de sua resposta ao descrever o que você quer alcançar, sugere Geoffrey James, um editor contribuinte da Inc. Por exemplo, se um cliente envia um email com uma queixa, use a sua primeira frase quer dizer que você quer resolver o problema para que o cliente se sente feliz e satisfeito com a compra.

Agora é hora de explicar como você planeja fazer sua primeira frase acontecer. Usar pequenos pontos para fazer seus pontos. James recomenda o uso de provas para sustentar as idéias que você descreve em sua resposta. Dependendo do tópico e a ação necessária, as provas podem ser tão simples como apontar um fato ou tão extensa como fornecendo vários detalhes específicos para o tema. Por exemplo, se o seu chefe pergunta por que você quer uma despesa aprovado, fornecer um fato ou duas sobre como aprovar a despesa irá beneficiar o departamento ou empresa em geral.

Use sua sentença final para reafirmar o que você quer o leitor fazer a seguir. Esta frase deve ir de mãos dadas com o seu parágrafo de abertura. Por exemplo, para fazer seu cliente feliz, explicar o passo que você está disposto a tomar para resolver o problema.

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Finalmente, use sign-off palavras, tais como "melhor" ou "obrigado" para que o destinatário sabe que você alcançou o fim do e-mail, sugere Forbes escritor pessoal Susan Adams. Adicione seu nome, e incluir o seu assinatura de negócios em todos os e-mails. A assinatura deve incluir o seu nome completo, nome da empresa e informações de contato, incluindo o número de telefone e endereço do site.