Como criar um modelo de SOP

Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são uma maneira popular de fornecer orientação consistente para os funcionários dentro de uma organização. Idealmente, se você pegar alguém na rua, essa pessoa deve ser capaz de completar a tarefa sem nada, mas um SOP e as ferramentas necessárias. Um ponto de partida fundamental de qualquer portfólio SOP é a criação de um modelo SOP para a consistência. Você não precisa de nenhum software extravagante ou habilidades-você só precisa equilibrar os elementos necessários e o que você quer o modelo a aparência.

Coisas que você precisa

Abra um novo documento de processamento de texto. Salve o arquivo com o nome que você gostaria de usar para o seu modelo SOP ea data para controle de versão. Por exemplo: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Inserir uma tabela no cabeçalho. O número de linhas e colunas nesta tabela é até você- manter em mente que você vai precisar, no mínimo, um celular para o número SOP, título e aprovação ou data de vigência do documento. Você também pode usar um celular para o número da página e o logotipo da empresa ou o nome, se quiser. A coisa agradável sobre a mesa no cabeçalho é que ele vai repetir todo o documento como você adicionar páginas.

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Inserir uma grande mesa na primeira página do documento. Esta tabela conterá seu número de SOP e título no topo, seguido por células para assinaturas de pessoal-chave, como o autor do documento e aprovação funcionários, com seus nomes, títulos e datas assinados. Digite títulos para cada célula, como "SOP Título" para o topo da célula, "SOP Autor" para a próxima célula e "QA aprovação" para o número apropriado de células.

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Criar seções para a introdução, responsabilidades, materiais e equipamentos (se aplicável) e procedimento. Outras seções podem incluir glossários de abreviaturas, termos ou produtos. Uma vez que este é um modelo, você pode querer incluir uma frase ou duas descrevendo o que é esperado para cada seção se você planeja ter vários autores SOP.

Formatar suas seções. Uma das maneiras mais comuns de apresentar seções SOP é iniciar um lettering, numeração ou sistema de combinação para cada seção. Você também pode usar balas e traços. Lembre-se, porém, é mais fácil quando se refere a ou revisão de POPs para apontar para uma seção pela letra / número. Mostre o que o formato sequenciamento deve ser semelhante para cada linha subseqüente em uma seção, como "A, B, C" - "1, 2, 3" - ou "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Insira mais duas tabelas no final do modelo. Uma das tabelas deve ser para listar as referências externas ou de apêndices e formas que você pode anexar ao SOP para mudanças de versão. A outra tabela pode ser para documentar a história versão do SOP e quaisquer razões para mudanças. Estas tabelas podem continuar a utilizar o formato de numeração / lettering que o resto do modelo usa.

Salve o documento como um arquivo de modelo só de leitura. Isso ajudará a manter o seu modelo sejam acidentalmente substituídos por forçar o usuário a salvar o documento com um nome diferente se alterou.