As vantagens do Open Shelf vs. arquivos laterais

O gerenciamento de registros é uma parte essencial de possuir um negócio. Ele garante que a empresa tem a documentação para comprovar a conformidade com as regulamentações governamentais e armazenar informações para entrar em contato com seus clientes mais fiéis. Ele também ajuda a manter o controle de quão bem os seus produtos e serviços de negócios estão realizando durante toda a vida do produto ou serviço. Abrir prateleira e arquivos laterais estão entre as opções disponíveis para os proprietários do negócio.

gavetas de arquivo lateral não permitem flexibilidade visual. Você pode pesquisar através de sistemas de arquivamento de prateleira aberto sem ter que abrir gavetas. Tags para arquivos são visíveis a partir do exterior. Os arquivos também são mais acessíveis porque você pode trazê-los diretamente da prateleira aberta. Arquivos laterais exigir alguma escavação e pesquisa através de gavetas. Às vezes você tem que puxar outros arquivos fora apenas para encontrar o seu arquivo. Você pode usar código de cores para um acesso mais rápido em sistemas de arquivamento de prateleira aberta.

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Arquivos laterais deixar espaço não utilizado mais acima. unidades aberta prateleira muitas vezes são construídos com mais densidade e altura e utilizar este espaço aberto. Os arquivos armazenados em arquivos laterais muitas vezes se perdem e esmagado debaixo de um outro. De acordo com pesquisadores da Universidade Estadual de Oregon, “A unidade de arquivo de prateleira aberta é o mais econômico de todos os sistemas de arquivamento disponíveis e podem fornecer respostas para os problemas provenientes de aumento dos custos de arquivo, a falta de espaço de escritório, e dificuldades de recuperação de arquivo.”

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Arquivos laterais são geralmente mais caros do que os sistemas de arquivamento de prateleira aberta. Há um custo mais elevado para a recuperação também. Smead Organomics relata “Uma comparação recente dos preços de retalho para armazenar 10.000 arquivos em armários de arquivo lateral vs. prateleiras abertas mostraram que os arquivos laterais eram mais de três vezes o custo das unidades de prateleira aberta.” Em arquivos laterais, apenas uma pessoa pode arquivar ou procurar arquivos ao mesmo tempo, custando-lhe minutos adicionais em mão de obra, que somam horas.

Arquivos laterais ocupam mais espaço. É mais difícil de organizar os arquivos que não estão em pastas de arquivos tradicionais. Várias pessoas podem olhar através de um sistema de arquivamento de prateleira aberto para encontrar arquivos diferentes ao mesmo tempo. De acordo com o departamento de gestão de registros da Universidade de Washington, "prateleiras abertas fornece acesso de alta densidade para arquivar pastas enquanto ocupando muito menos espaço do que um armário vertical ou lateral. Prateleiras abertas são facilmente adaptáveis ​​para o armazenamento e gerenciamento de registros em papel, meio magnético, microformas, e todos os outros formatos de discos.”