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Como digitalização, cópia e arquivo de documentos

pastas Manila e armários não são necessários para manter e organizar um registro completo de documentos importantes. Os trabalhos podem ser picado depois de ser apresentado por via electrónica ou mesmo completamente eliminados à medida que mais empresas e escritórios do governo estão se movendo em direção a mais, empresas sem papel ambientalmente amigáveis, evitando cópias impressas para versões electrónicas. papelada eletrônico reduz a necessidade de armazenamento, reduzindo custos, economizando tempo e beneficiando o meio ambiente. Digitalização, cópia e apresentação de documentos é fácil com o hardware mínimo e investimento em software. Scanners são vendidos on-line, em lojas de produtos de escritório e até mesmo em lojas de departamento, e eles são acessíveis. Algumas máquinas combinam capacidades de impressão, fax, digitalização e cópia.

Coisas que você precisa

  • Scanner e copiadora ou all-in-One

digitalização de documentos

  • Conecte o scanner ao seu computador com o cabo de ligação USB incluído. Instale todos os drivers usando o CD de instalação ou visitando o site do fabricante.



  • Coloque o lado de impressão do documento para baixo no quadro de cama de vidro.



  • Alinhar as arestas de acordo com as marcas indicadoras sobre a estrutura da cama de vidro.

  • Digitalizar uma página de cada vez, fechando a tampa e pressionando o "digitalização" ou "Começar" botão. O documento será convertido em um arquivo digital. Quanto maior os pontos por polegada, ou DPI, maior o detalhe do documento digitalizado terá. No entanto, com mais detalhe, o arquivo torna-se maior e levará mais tempo para download.

    • Cópia de documentos

    • Coloque uma cópia de um documento na copiadora de vidro, com as extremidades alinhadas como indicado na máquina.



    • aperte o "cópia de" ou "Começar" botão.

    • direito; clique em um documento eletrônico e selecione "Cópia de."



  • Copie o documento eletrônico na mesma pasta, em uma pasta existente ou em uma nova pasta.

    • Arquivar Documentos

    • Clique no ícone no canto superior direito da sua "meu computador" menu que parece uma pasta com uma estrela nele. Isto irá abrir uma nova pasta.

    • Nomeie a pasta apropriada para o tipo de documentos que serão armazenados nele.

    • Arraste um arquivo para a nova pasta, segurando o botão esquerdo do mouse sobre a pasta, movendo-se a sua seta para a pasta e soltar o botão esquerdo do mouse.

    dicas & avisos

    • Não manter arquivos desnecessários.
    • Use um método consistente para nomear arquivos e pastas para o arquivamento mais eficiente.
    • Mantenha documentos relacionados juntos.
    • Mantenha o trabalho em curso e concluídos separada.
    • Evite encher demais pastas. Em vez disso, quebrar arquivos grandes em menores, subpastas precisamente nomeados.
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