Política de Garantia de Qualidade para digitalização de documentos

Falta de garantia de qualidade para digitalização de documentos pode levar a ilegíveis - registros digitais de documentos em papel importantes - e, portanto, inútil. política de garantia de qualidade da sua empresa (QAP) para digitalização de documentos deve diretrizes detalhe para digitalização e aumentando, a verificação de legibilidade, as exigências de documentação e treinamento de funcionários com base nas melhores práticas.

Trabalhar com o seu departamento de TI para descobrir as melhores definições para o seu scanner e decidir sobre alvo diretrizes de qualidade de imagem para documentos de entrada. Isto poderia incluir formato de arquivo, pontos mínimos por polegada (DPI) e configurações de contraste preferenciais. As definições ideais devem encontrar um equilíbrio entre legibilidade e tamanho do arquivo.

A Associação para a Informação e Gestão de Imagem (AIIM) recomenda verificar uma amostragem aleatória para legibilidade, se você tem muitos scans de entrada para verificar cada um individualmente. No entanto, qualquer verificação que irá substituir um documento cópia impressa deve ser verificada cuidadosamente.

O QAP deve listar os metadados exigidos para qualquer documento digitalizado. Isso poderia incluir a data de digitalização, a origem de documentos e conteúdo, e até mesmo palavras-chave.

O QAP deve incluir procedimentos detalhados para ensinar os funcionários a importância da legibilidade e incluem tutoriais práticos para scanners de propriedade da empresa e software associado.