O que faz um Arquivista em um escritório de advocacia Fazer?

O propósito real de um arquivista é permitir que os advogados se concentrar nos aspectos da prática jurídica que só eles podem fazer, libertando-os das tarefas de escritório mundanas associados à manutenção de arquivos. Mesmo em um pequeno escritório de advocacia, a quantidade de papel que precisa ser processado em uma base diária pode ser considerável. Em uma grande empresa, é suficiente para justificar vários indivíduos dedicados inteiramente à tarefa. A maioria dos funcionários judiciais trabalhar em tempo integral para um salário por hora que aumenta apenas ligeiramente com a experiência, o que o torna ideal para um graduado recente da faculdade à procura de experiência, mas limitado como uma escolha permanente carreira.

Vários tipos diferentes de papelada ir em um arquivo legal. Além de peças processuais legais, documentos arquivados no tribunal por ambos os lados de uma ação judicial, existem solicitações de descoberta, que são comunicações entre os lados opostos do terno voltadas para a divulgação de todos os fatos relevantes de um caso. Porque a descoberta é sensível ao tempo, é importante que o arquivo refletem claramente a situação atual dos esforços de descoberta. Além disso, qualquer correspondência recebida do cliente, corte, ou conselho de oposição, quaisquer memorandos para o arquivo por advogados, as referências pertinentes mídia e informações de contato para todas as partes devem ser incluídos.

arquivistas devem frequentemente rastrear os documentos que pertencem ao arquivo, além de ver que eles estão corretamente arquivado. Isso pode envolver classificando o correio diário, recebendo documentos de advogados ou departamentos e fazer documentos certeza emprestados são devolvidos. Os arquivistas também são responsáveis ​​por garantir que os arquivos estão localizados no local apropriado no sistema de arquivamento da empresa e buscar os arquivos mediante solicitação. Localizar um arquivo que está faltando é também da responsabilidade do arquivista.

arquivamento eletrônico obrigatório em alguns distritos judiciais e a unidade de cortar custos, já começou o movimento no sentido de manter os arquivos de papel eletrônico ao invés de físicos. A continuação desta tendência vai afetar ainda mais o papel do arquivista, que agora muitas vezes precisa de proficiência em plataformas de software específicos para fazer o trabalho de forma eficaz. Ele também tornou necessário para digitalizar documentos físicos quando necessário, e para efetuar a transição do papel para arquivamento eletrônico. Recuperação de arquivamento eletrônico pode envolver o uso de um sistema de codificação numérica intrincada e dispositivos, como computadores e microformatos.

Deve ficar claro que o trabalho de um arquivista em um escritório de advocacia não é feito principalmente sentado em uma mesa. Em vez disso, há uma grande quantidade de movimento e interação com outro pessoal necessário para manter os arquivos de um escritório de advocacia. Além destas tarefas, não é incomum para um arquivista para ser convidado para executar tarefas de escritório básicas, como digitando uma carta, preparando um envelope para enviar, enviar faxes ou fazer cópias. Especialmente em escritórios de advocacia de pequeno porte, os papéis de arquivista e secretário pode ser em grande parte sobreposta.