Dicas sobre como responder a uma RFI e RFP & Essência de desenvolver um Ganhar contrato de serviço

As respostas a um pedido de informações (RFI) e solicitação de proposta (RFP) tipicamente incluem estes objectivos principais: para obter novos negócios, para demonstrar a capacidade de resolver um desafio específico e informar o cliente sobre os recursos necessários. Esses recursos podem incluir custos financeiros, acesso ao pessoal, informações e alocação de tempo. As empresas também podem referir-se a terminologia alternativo para solicitar submissões de prestadores de serviços, tais como pedido de aplicação (RFA), ou um convite para licitar (ITB). O desenvolvimento de um contrato de serviço vencedora vai incluir esses elementos para se destacar da concorrência.

O estilo de escrita deve demonstrar um entendimento sobre a cultura da empresa e usar a comunicação apropriado para o público. Alguns RFI ou RFP respostas são um follow-up para uma conversa anterior com um gerente de negócios, que deve ser usado como uma vantagem. Se este for o caso, então a comunicação escrita apropriada deve refletir pontos-chave específicos mencionados pelo gerente. Mesmo se a comunicação não foi estabelecida, pistas sobre o estilo de escrita de uma organização podem ser encontrados em sites ou em materiais da empresa. A empresa utiliza um estilo formal ou informal escrita? Se a comunicação de uma empresa é formal, o RFP deve refletir um tom similar. Os gerentes são relatórios de leitura menos confortáveis ​​escritos com um tom informal, mesmo se houver um relacionamento estabelecido. escrita informal no desenvolvimento de um contrato de serviço pode se deparar com tão desleixado ou preguiçoso, e é muitas vezes visto como pouco profissional.

Respondendo a uma RFI ou RFP requer um formato sistemático. Geralmente, a resposta inclui uma cópia do RFP originais. O relatório pode ser restrita a um formato predeterminado atribuído pela empresa requerente, mas deve sempre ter o logotipo da empresa e informações de contato consistentemente formatado em cada página. Note que se você está enviando eletronicamente, alguns programas não podem permitir gráficos para carregar. Um suplente, "texto único" formato deve estar preparado no caso o problema relatórios cliente visualiza a proposta.

Cada resposta a uma proposta deve começar com uma introdução para o problema. A introdução pode incluir um breve resumo da situação do cliente, atividades específicas, responsabilidades e limitações, e um esboço do restante da proposta. O corpo é o próximo componente e aborda os métodos ou abordagens para ser usado na solução do problema. propostas vencedoras são a certeza de orçamentos detalhe, datas e qualificações. Estas qualificações podem incluir uma carteira, referências de clientes passados ​​e formação educacional. O terceiro e último componente de uma RFP ganhar ou RFI é o resumo. candidatos fortes brevemente re-afirmar suas posições e qualificações e são assertivos em pedir para o negócio.

A RFI ou RFP contrato de serviço vencedora deve ser completa, completa e concisa. Cada proposta deve ser um duplo e triplo-verificado para gramática, ortografia e formatação consistente. Adendos e anexos podem ser incluídos com os títulos apropriados. Alguns adendos para incluir são cartas de referência de clientes anteriores, de pesquisa e de pesquisa resultados, bibliografias, gráficos e ilustrações visuais. Somente a informação que suporta as necessidades do cliente e a proposta deve ser incluída.