Como escrever uma RFP
A Request for Proposal, também conhecido como uma RFP, é um documento que você cria quando você precisa de adquirir novos bens ou serviços para o seu negócio. Uma RFP explicita suas necessidades específicas para os potenciais fornecedores e os convida a apresentar propostas para que possa rever, permitindo-lhe escolher o fornecedor que pode fornecer o melhor nível de serviço para o seu negócio dentro do orçamento permitir. Enquanto não existe um formato padronizado para escrever RFPs, estas instruções passo-a-passo irá ajudá-lo a criar uma RFP eficaz e clara para qualquer necessidade de negócios.
Coisas que você precisa
- Computador com programa de processamento de texto
- Impressora (por correio)
- Papel (para discussão)
- Envelopes / postal (por correio)
- acesso à Internet (e-mail)
Determine as suas necessidades. Você quer passar algum tempo determinar exatamente o que você está pedindo e quanto você está disposto a pagar por isso. Uma RFP cobrirá tanto o seu necessário “ter-to-haves” (suas exigências) e seu "bom-para-haves" (seus desejos), mas não se esqueça de identificar o que um vendedor deve fornecer ou fornecer, a fim de ganhar o seu negócio . Esta é uma parte essencial do processo, se você não pode definir as suas necessidades claramente, você não vai voltar propostas relativas satisfazer essas necessidades.
Elaborar um esboço. Mais uma vez, enquanto não há regras rígidas e rápidas para como compor uma RFP, fornecer as informações mais precisas e específicas que puder. No mínimo, você provavelmente vai encontrar-se usando cabeçalhos de seção que incluem uma introdução (não apenas uma introdução à sua empresa, mas para o projeto / necessidade e como você gostaria de ver esta necessidade abordados), requisitos (o “ter -para-haves”), os critérios de seleção que você vai usar para determinar a quem você vai premiar o lance, orçamento (o quanto você está disposto a gastar), e prazos (como rapidamente você precisa este feito). Você pode achar que você vai adicionar ou subtrair seções, conforme necessário para o seu RFP particular, ou até mesmo adicionar subseções para informação extra um vendedor precisa saber antes de oferecer.
Aperfeiçoar a sua seção de requisitos. Este é geralmente o maior seção e aquele que requer mais atenção. Certifique-se de explicitar o que você precisa fazer, não como você precisar dele feito, a menos que o processo é uma parte específica e essencial do projeto. Além disso, use palavras claras para diferenciar entre o “tem que ter” (uso irá, deve, e necessário) e “os que têm bom-a-” (pode, pode, e opcional).
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Escreva o seu RFP. Você pode pesquisar online para RFPs amostra Se você está tendo o bloco do escritor.
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Verificação ortográfica e revisar o seu RFP. Em algumas indústrias, um ponto decimal extraviado pode fazer uma enorme diferença.
Distribua o seu RFP. Você pode enviar ou enviá-lo para potenciais vendedores que você está familiarizado com, ou disponibilizá-lo de outras maneiras, como colocá-lo no site da sua empresa.
Escolha o seu lance vencedor.
dicas avisos
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- Prepare a sua RFP oito a 10 semanas antes de precisar o projeto ou serviço. Isso permite que o tempo para apresentação de propostas para filtrar e fazer o melhor prossible.Decide decisão com antecedência quais os critérios de seleção que você vai usar para determinar o lance vencedor. Todas as empresas têm força diferente e irá adequar sua proposta de jogar para os pontos fortes. Você está procurando o melhor preço, o fornecedor mais experiente ou o tempo de retorno mais rápido? Você pode exigir que os vendedores para preparar as suas propostas de uma forma ou formato específico, mas dizer-lhes esta exigência na SDP.
- O vendedor geralmente paga para preparar a sua própria proposta / oferta na maioria das indústrias. No entanto, você pode querer significar isso claramente em sua RFP.
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