Como escrever uma Request for Bid

Um pedido de oferta ou solicitação de proposta ou RFP, é um documento feito por uma empresa ou organização para fornecedores. Por exemplo, uma empresa de construção pode precisar carpinteiros ou um hospital pode precisar de um web designer para criar um site. RFPs são geralmente documentos formais com diretrizes para o fornecedor. Eles incluem detalhes sobre o negócio que está fazendo a solicitação, as especificações do projeto de negócio, o processo de solicitação de fornecedores, o processo de seleção para a escolha de um processo de comunicação fornecedor ou fornecedores, o processo de contratação e durante a solicitação.

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Colete todas as suas informações de antemão. Tenha suas demonstrações financeiras, orçamentos, contratos, acordos e outros documentos pertinentes que dizem respeito ao projeto. Isso fará com que escrever seu RFP mais fácil.

Escrever uma visão geral ou introdução, às vezes chamado de “sumário executivo”. Esta seção apresenta a empresa ou organização que faz o pedido e seu lugar dentro de sua indústria. O resumo também apresenta de uma maneira destaque o projeto ou necessidade de negócio para o qual os pedidos estão sendo procurados.

Apresentar as especificações claramente, em termos a que os fornecedores irão responder. Definir a natureza e escopo do seu projeto, suas necessidades, o seu resultado esperado e qualquer outra informação essencial. Seja specific- há uma diferença significativa entre a necessidade de um website concebido e precisando de um website concebido, atualizado e regularmente gerenciado.

Claramente as instruções de como o processo de comunicação será tratado durante o processo de solicitação. Se você quiser entrar em contato com fornecedores de uma única pessoa em sua organização, isso claro fazer. Se vai haver uma apresentação para os vendedores para participar, incluir todos os detalhes sobre isso. Se você não quer vendedores em contato com você durante todo o processo, afirmam que definitivamente. Fazer uma determinação sobre como as propostas serão recebidas por você, se eles devem ser fechadas e que o prazo é.

Explique que o RFP não é um contrato e que responder a ela não garante a seleção. Certifique-se de incluir informações que vai fazer a resposta de um fornecedor vale o tempo do vendedor. Lay out detalhes sobre o orçamento, o contrato, a forma de pagamentos e a avaliação do trabalho enquanto o projeto está ativo.

Incluir qualquer legal, direitos de autor, de seguros e considerações éticas para os fornecedores a considerar. Isto inclui, mas não está limitado a, acordos de confidencialidade, os requisitos de fornecedores minoritários, regulamentos locais, considerações de segurança e práticas de negócios.

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Especificar quaisquer instruções distintas sobre como as respostas devem ser formatados. Instruir os fornecedores sobre como você deseja ver seus números proposta, que informação deve incluir com suas propostas, tais como cópias de informações seguro ou licenças comerciais.

Incluir uma conclusão projetada sobre o processo de seleção. Deixe os fornecedores de saber se vão ou não ser notificado se não conseguir o emprego, bem como o que esperar se eles são selecionados para o trabalho.