Como formatar para RFP

A solicitação de propostas é um documento emitido por uma agência de empresa, organização sem fins lucrativos ou de governo solicitando respostas de potenciais fornecedores aos requisitos listados. Enquanto RFPs variar em tamanho, forma e âmbito, que geralmente cobrem tópicos semelhantes. Uma RFP vai ordinariamente dizer aos fornecedores sobre a entidade patrocinadora, o que quer obter e colocar para fora os termos e condições para a seleção. Uma RFP comumente pede aos fornecedores para explicar por que eles são qualificados para responder, como pretendem atingir os objetivos descritos na proposta e o preço que esperar para ser pago.

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Descrever a finalidade e âmbito da RFP, incluindo os bens, produtos ou serviços que pretende adquirir e as qualificações que você espera o fornecedor possuir. Isso permitirá que os fornecedores para determinar se eles são elegíveis e deseja responder. Ao indicar que sua empresa precisa 10.000 flores azuis entregues em três meses, a sua organização está buscando um local e equipamentos para preparar e servir 200 refeições diárias para os clientes idosos, ou da sua agência exige treinamento para melhorar o serviço ao cliente, você pode salvar o seu próprio e sua tempo e esforço dos vendedores.

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Escreva uma descrição da sua empresa, organização ou agência que fornece os potenciais fornecedores com dados úteis. Uma vez que vai custar tempo e dinheiro para a maioria dos fornecedores para responder ao seu RFP, isso ajuda a estabelecer uma relação de trabalho futuro. Explique o que você pretende realizar com o seu produto ou serviço. Identificar as pessoas a quem devem dirigir as suas questões e correspondência.

Especificar o escopo do trabalho em todos os detalhes para que os fornecedores podem fazer projeções precisas de trabalho, materiais e outros custos. Liste suas datas de conclusão projetados para que eles possam desenvolver um cronograma realista. Descrever as condições que você espera deles para atender, como as normas de trabalho, ambientais e de segurança. Indicar os padrões de desempenho que você precisa e como você espera para monitorar e avaliar o seu esforço.

Liste os planos, relatórios, produtos, serviços e materiais que você espera que eles para entregar e quando você gostaria de cada concluída. Vendedores podem ter circunstâncias que os impedem de entregar o que você pede quando você espera. As diferenças entre as suas expectativas e de um fornecedor são susceptíveis de ser objecto de discussão durante as negociações do contrato. Algumas RFPs incluir uma seção com itens de série da proposta de contratação, tais como cláusulas de cancelamento e acordos de confidencialidade

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Inclua em seu RFP os critérios que irá utilizar para avaliar as respostas recebidas e da forma eo momento da concessão do licitante vencedor. Isso é importante para evitar alegações de favoritismo ou outras práticas desleais. Muitos RFPs usar um sistema de pontos, atribuição de pontos para itens como custo, escopo de trabalho, qualificações e pessoal.