Como relatar despesas de viagem

Quando uma pessoa de uma empresa ou organização viaja, o seu hotel, alimentação e transporte são muitas vezes pago pela empresa ou organização para a qual trabalha. O viajante deve manter o controle dos gastos e manter as receitas para se certificar de que ele pode corretamente preencher um relatório de despesas de viagem, quando ele retorna. O relatório de despesas de viagem é um documento que inclui uma lista dos itens e serviços que foram pagos pelo viajante. Embora cada organização tem suas próprias exigências e regulamentos em matéria de viagem, há alguns itens gerais que normalmente deve ser sempre relatados em relatórios de despesas de viagem.

Coisas que você precisa

Tome uma forma de despesas de viagem a partir do departamento de viagens ou de recursos humanos antes de sair em viagem. O relatório de despesas de viagem irá incluir uma série de itens que precisam ser preenchidos após a viagem seja concluída. Tipicamente, estas formas são uma folha. Às vezes, eles são impressos em envelopes. No caso em que o empregador exige que os funcionários para preencher formulários de despesas de viagem eletronicamente, imprimir o formulário eletrônico antes da viagem e usá-lo como um modelo para registrar despesas durante a viagem.

Guardar todos os recibos da viagem. Se o formulário de viagem é impresso em um envelope, basta colocar os recibos dentro do envelope depois de cada compra é feita. Se não houver um envelope, recibos podem ser colocados dentro de sacos de plástico com zíper. Certifique-se de que cada compra é contabilizada com qualquer um recibo físico ou um cartão de crédito declaração após a viagem ter terminado.

Esperar para receber declarações de balanço da empresa de cartão de crédito antes de submeter o relatório. Verifique se você incluiu todos os custos do saldo do cartão de crédito no relatório de despesas de viagem. Somar os recibos e certifique-se que todos eles são contabilizados e que os custos são colocados nas seções direita do relatório.

Complete a seção “Food” do relatório de despesas de viagem. Esta seção provavelmente será dividido em dias. Basta escrever na quantidade de dinheiro gasto em alimentos de cada dia. É importante lembrar de incluir dicas que são pagos em dinheiro no essa despesa relatório- de outra forma a sua matemática pode chegar a alguns dólares curto após a viagem seja concluída.

Preencha a seção que inclui os preços de hotéis e alojamento. Se esta seção inclui serviços obtidos no hotel, como taxas de Internet ou dicas para o carregador, não se esqueça de incluir essas coisas. Se o serviço de quarto é ordenado e adicionados à conta do hotel, subtrair esse valor a partir da secção “hospedagem” e certifique-se de incluí-lo na seção “Food” antes do relatório de despesas é submetido.

Preencher a seção “Travel”, incluindo o preço para os bilhetes de avião ou a quantidade de milhas dirigidas, se dirigindo seu próprio carro. Verifique com o departamento de viagens para descobrir o que a taxa é por milha. Normalmente é algo em torno de 50 centavos de dólar por milha, se utilizando seu próprio veículo. Se um veículo alugado é usado, um reembolso das milhas não é dado, no entanto custos do gás ainda será reembolsado.