Política de Relatório de Despesas empregado

Uma política de relatório de despesas bom empregado é projetado para lidar com a maior parte dos mesmos problemas que um bom artigo de jornal: quem, o quê, quando, onde e como. Ao abordar de forma eficaz cada um desses itens, você não só vai estabelecer diretrizes para padronizar a apresentação de despesas de negócio, mas também manter um rastro de papel limpo para a apresentação de deduções fiscais de fim de ano e sobreviver a qualquer futuras auditorias com o mínimo de confusão.

Uma política de reembolso de despesas define quem é responsável pela apresentação de um relatório de despesas. Normalmente, todos os funcionários que procuram o reembolso de despesas de negócio out-of-pocket são obrigados a apresentar um relatório- despesa no entanto, os funcionários que têm utilizado um cartão de crédito da empresa para comprar bens e serviços em nome da empresa também pode ser obrigado a apresentar um relatório . Além disso, os funcionários que recebem adiantamentos de dinheiro para despesas como viagens podem ser obrigados a apresentar um relatório a prova de que o avanço foi gasto em despesas de negócio permitidas. A política pode também definir fornecedores preferenciais como um meio de controlar custos.

Nem todas as despesas incorridas por um funcionário pode ser elegível para reembolso. Por exemplo, um vendedor pode entreter os clientes potenciais com jantar e bebidas no curso de rotina de angariação de serviços. A empresa pode adotar uma política sem álcool e não permitir a inclusão de bebidas em um relatório de despesas. Enquanto o Internal Revenue Service considera certa quilometragem incorridos pelos funcionários como reembolsáveis, a empresa pode exigir quilometragem a ser relatado em um formulário de despesas separada que inclui detalhes adicionais de relatórios do que normalmente seria capturado em um relatório de despesas padrão, ou pode optar por adaptar um -no-milhagem reembolso política e calcular o custo da viagem como parte do salário do empregado.

política de despesa empresa está estabelecida para padronizar as práticas de relatórios e prestação de serviços contábeis e de gestão com as despesas documentadas pertinentes. Dependendo quão extenso as práticas de relatórios, o número de departamentos dentro da empresa e do tipo de trabalho realizado pelo empregado, a política de relatório de despesas minha exigem que os empregados para documentar algumas despesas em diferentes formas ou em secções específicas sobre um formulário. Por exemplo, as compras de refeição são dedutíveis em taxas diferentes, dependendo se as refeições são comprados como parte das despesas de viagem ou como um meio de proporcionar aos funcionários o almoço em sua mesa. A política de despesa deve explicar a diferença e definir os requisitos da empresa.

apresentação oportuna de relatórios de despesas de negócios melhor permite contabilidade de cobrar as despesas de volta para projetos específicos e para coincidir com a receita que podem ter sido gerados a partir da incurrance desses custos para a despesa real. Fornecer um prazo para a apresentação de relatórios de despesas e fornecer os funcionários uma linha do tempo quando eles podem esperar o reembolso.

relatórios de despesas reprocessamento leva tempo. Dar aos funcionários as instruções necessárias para informar adequadamente as despesas pela primeira vez. Isto inclui a definição de quem pode aprovar relatórios de despesas, o que forma padronizada as despesas devem ser relatados e quais despesas devem ser acompanhados de um recibo de venda.

Enquanto uma boa política de relatório de despesas do funcionário é profundo o suficiente para resolver a maioria das perguntas um empregado pode ter sobre a declaração de reembolso de despesas, ele também deve ser suficientemente flexível para se adaptar às mudanças no código fiscal e da despesa excêntrico raro que não se encaixa facilmente na categorias de relatórios de despesas existentes.