Contabilidade & Employee Reembolso de Despesas da folha de pagamento ou AP

despesa empregado reembolso é o processo pelo qual os funcionários são compensados ​​para o dinheiro gasto em serviço para uma empresa. Os funcionários são mais frequentemente reembolsados ​​por despesas de quilometragem e viagens, mas também podem ser reembolsados ​​por outras despesas relacionadas com o trabalho. Dependendo da situação e da instituição, o reembolso pode ser feito quer através da folha de pagamento ou através de contas a pagar.

Contas a pagar é uma conta de responsabilidade que inclui o dinheiro de uma empresa ou instituições deve por produtos e serviços, incluindo o dinheiro devido aos empregados que passaram dinheiro pessoal a serviço da empresa. Contas a pagar também é responsável pelo pagamento de dinheiro que uma empresa ou instituição deve a não-funcionários. O departamento de folha de pagamento emite cheques de pagamento aos empregados para suas Work- salários normais, bônus e benefícios de um funcionário são pagos através da folha de pagamento, que também é responsável pela dedução de impostos de renda dos funcionários. Embora algumas instituições reembolsar as despesas diretamente através de contas a pagar e alguns através do departamento de folha de pagamento, o processo é o mesmo.

Regras de reembolso variam de acordo com instituição, mas todas as organizações têm despesas que são reembolsáveis ​​e outros que não são. As despesas de viagem e hospedagem associados participando de uma conferência de trabalho ou evento, ou despesas incorridas em mudar para um emprego, muitas vezes são reembolsáveis. As refeições podem ser reembolsáveis ​​em algumas situações. Organizações freqüentemente remunerar empregados por milhas percorridas em veículos pessoais a serviço da empresa. Despesas que não podem ser reembolsados ​​geralmente incluem bilhetes ou outras despesas associadas com entretenimento pessoal ou dinheiro gasto em bebidas alcoólicas. Uma organização não pode reembolsar um empregado por itens ou dinheiro perdido ou roubado, enquanto a serviço da empresa ou por qualquer despesa que não tenha sido expressamente autorizado.

Enquanto o processo exato para receber reembolso varia de acordo com a organização, a maioria das empresas seguem o mesmo procedimento geral. Os funcionários devem obter autorização oficial para despesas antes de gastar dinheiro e deve manter todos os recibos. Para iniciar o reembolso, um empregado deve apresentar um relatório de despesas assinado ou formulário de despesas de contas payable- relatórios de despesas devem ser acompanhados de um recibo ou outra prova de compra. Contas a pagar, em seguida, emite um cheque diretamente para o funcionário ou envia essa informação para a folha de pagamento para que um empregado pode ser reembolsado em seu próximo salário.

Reembolso de despesas geralmente não é considerado rendimento, por isso geralmente não é tributado. Mesmo se o reembolso é feita através de folha de pagamento e incluído no salário regular de um funcionário, ele é listado separadamente e não é tributado. As excepções a esta regra geral variam em cada estado e pela organização específica. Por exemplo, algumas organizações pagar alguns custos associados à deslocalização que são tributados porque eles são considerados parte da remuneração do empregado. Estes incluem viagens para a finalidade de encontrar uma casa, despesas de moradia temporária ou fechando os custos associados com a compra de uma casa.